Notes Extractor

Présentation

Notes Extractor est une solution permettant d'extraire les données stockées dans des bases Notes et de les convertir, soit sous forme de fichiers dont les formats respectent les standards ouverts du marché (XML, HTML, EML), soit vers des formats propriétaires (PDF, Word, SharePoint, O365, Google Drive, Google Sites, etc.).
L'outil peut traiter tous les types de bases Notes :
  • Les bases Mail utilisateurs, les bases Mail génériques, les bases Archives ...
  • Les bases Documentaires issues d'un modèle Notes standard (Library, Discussion, TeamRoom ...)
  • Les bases issues d'un site QuickR (Main, Room, Contact, Search).
  • Les Annuaires Domino.
  • Les bases Applicatives Notes, qu'elles soient accédées via le client Notes ou par un navigateur Internet.
L'extraction des données des bases Notes répond dans un premier temps à un besoin d'archivage des bases Notes inactives. Le choix d'un format non propriétaire garantit l'accessibilité aux données sur le long terme, sans avoir besoin de recourir à un client Notes ou un serveur Domino.
Le rendu web possède plusieurs fonctionnalités phare, comme le module de recherche disponible pour tous types de bases, et le fait de pouvoir répondre aux messages.
L'extraction des données peut ensuite être rendue nécessaire dans le cadre d'un projet de migration de plateformes, où les données des bases Notes actives doivent être transférées vers d'autres technologies applicatives (Microsoft SharePoint, Google Apps, Alfresco...). Le choix de formats de fichier ouverts pour la transition des données facilite l'import dans le système cible.
L'outil Notes Extractor s'inscrit dans un écosystème plus large, entre des outils d'audit des bases Notes (activité, volumétrie, complexité ...) via la solution Audit Station et des outils d'intégration automatique des données dans les systèmes cibles comme SharePoint Provisioner.
Pour les bases Applicatives :
  • Extraction des données des bases Applicatives en XML / HTML / XSL et hébergement des fichiers par un moteur Application J2E. L'accès aux données provenant des bases Notes se fait en mode Read Only, via un navigateur Internet accédant au portail du serveur. L'annuaire du serveur applicatif gère les droits d'accès aux différents documents.
  • Conversion des bases Applicatives inutilisées sous la forme de fichiers XML / HTML avant leur archivage long terme sur bande.
  • Extraction des données des bases Applicatives en XML / HTML / XSL et ré-intégration dans SharePoint en utilisant SharePoint Provisioner.
  • Extraction simple des données des bases Notes en fichiers XML et import du résultat dans une base de données SQL (pas de contenu complexe comme du Rich Text ou des fichiers attachés à transférer).
Pour les bases Mails :
  • Conversion des bases Archives Mail des utilisateurs en XML / HTML et mise à disposition des fichiers résultats sur un disque réseau des utilisateurs, pour un accès en mode lecture seule de leurs anciennes archives. L'accès aux messages se fait en utilisant le navigateur internet du poste et en accédant directement aux fichiers hébergés sur le disque réseau.
  • Conversion des bases Mail en fichiers XML / HTML lors du départ d'un collaborateur (les fichiers lui sont remis sur clé USB). Il peut accéder en local à ses mails en utilisant un navigateur internet.
  • Conversion des bases Archives Mail des utilisateurs en format EML avant leur intégration dans la solution MimeCast pour un accès en ligne.
Pour les bases QuickR :
  • Toutes les bases d'un même site QuickR sont traitées pour produire une seule arborescence de fichier (XML / HTML). Les données sont ensuite injectées dans un site SharePoint via SharePoint Provisioner.
La conversion du contenu de toutes bases Notes (base applicative, base courrier, base QuickR...) dans un format ouvert (XML / HTML / XSL) nécessite l'installation du produit Notes Extractor, qui est composé d'une base Notes de paramétrage (NotesExtractor.nsf) et d'un exécutable (NotesExtractor.exe). Le paramétrage de l'exécutable s'effectue dans la base NotesExtractor en créant des documents Setup. Le produit peut être utilisé sur un serveur Domino ou un poste client Notes. Dans tous les cas, les fichiers XML / HTML / XSL produits sont créés sur le disque dur de la machine hébergeant l'exécutable.
Les données issues des bases Notes sont converties dans des formats standards du marché, adaptés à leur types :
  • XML pour les données structurées (champs Text / Nombre / Date) et les propriétés du document (date de création, ID, sécurité ...).
  • HTML pour les informations riches (Rich Text ou Mime) avec conservation des styles, des tableaux, des graphiques, des sections, des onglets, des liens, etc.
  • GIF / JPEG / PNG pour les images (stockées de façon unitaire : Single Instance Storage).
  • EML pour les Messages.
  • XSL pour les éléments de visualisation des données (masques et vues).
  • Les fichiers attachés et les objets OLE sont directement détachés sur disque.
Afin de conserver les informations relatives à la sécurité des documents Notes (lecture, modification, suppression), les identités des utilisateurs (noms Notes de type FullName) peuvent être traduites en fonction de l'annuaire cible (UPN pour Active Directory). NotesExtractor traduit également les noms des groupes présents dans les champs des documents et analyse les LCA des bases afin de résoudre les [Rôles].
Les index des vues et dossiers des bases Notes sont exportés sous forme de fichiers XML ou HTML. Les informations relatives au classement des documents sont ainsi conservées.
Si les bases Notes exportées ont un modèle reconnu (bases Mail, QuickR, Library, TeamRoom, Forum…), les éléments de Design utilisés pour l'affichage des données (Navigateurs, Vues, Masques) sont fournis en standard dans le produit NotesExtractor (sous forme de fichiers XSL). Si les bases utilisent un modèle non reconnu (base applicative), Notes Extractor va convertir automatiquement les Masques et les Vues de la base en fichiers XSL pour permettre l'affichage des documents.
Le résultat de la conversion peut être utilisé localement avec un navigateur Internet (Internet Explorer, FireFox, Chrome) ou intégré directement à un serveur Web. On navigue ainsi dans l'application en mode Lecture Seule. L'arborescence des fichiers résultats peut aussi être injectée, au moyen d'outils dédiés, dans des architectures applicatives comme Microsoft SharePoint, Google Apps, Alfresco ...
  • Les bases Notes peuvent être converties de façon unitaire ou en masse (toutes les bases d'un serveur ou d'un sous répertoire ...).
  • L'outil s'adapte au type de base (Courrier, QuickR, Library, TeamRoom, Applicative…) pour fournir une extraction adaptée.
  • Le choix du format de sortie (XML/HTML ou EML) est possible pour les base Mails.
  • Aucune information provenant des documents n'est perdue pendant l'extraction (conservation des champs et des propriétés des documents dans le fichier XML dédié à chaque document).
  • Les données extraites des bases sont directement accessibles via l'interface d'accès en lecture seule (en utilisant un navigateur Internet).
  • La sécurité des documents est conservée (chaque document référence qui peut y accéder en lecture, en modification et en suppression).
  • Les identités des personnes sont converties vers l'annuaire cible (une identité FullName Notes devient un UPN Active Directory).
  • Pas de perte des objets OLE, qui sont transformés en fichiers standards (Excel, Word, PowerPoint ...).
  • Les parties riches des documents (champs Rich Text ou Mime) sont converties en conservant leur aspect (style, tableau, section, tableau à onglets ...).
  • Les liens présents dans les documents (liens base, liens docs) sont traduits sous forme d'URL.
  • Le classement des documents est conservé (présence dans les vues, dans les dossiers).
  • Les éléments de Design servant à la visualisation des documents (Navigateurs, Vues, Masques) sont convertis en HTML / XSL afin d'autoriser l'affichage des données des documents de manière identique à la base Notes.
  • Le format de sortie des données et du Design utilise des formats ouverts (XML / HTML / XSL). Les fichiers sont facilement customisable.
  • Possibilité d'utiliser un module de recherche pour tous types de bases, facilitant la recherche d'informations pour une utilisation en lecture seule.
  • L'archivage des bases Notes sans activité permet de faire des économies de stockage sur les serveurs Domino.
  • Consolidation des serveurs Domino restants / Décomissionnement des serveurs devenus inutiles.
  • Pas de coût récurrent d'exploitation (l'extraction des données se fait en une fois).
  • Une fois les données converties, leur traitement peut se faire plus tard, sans avoir besoin de conserver une infrastructure Domino active.
  • Le choix d'un format de fichier ouvert permet de déléguer le traitement des données à n'importe quel acteur du marché.
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Informations Techniques

Le processus Notes Extractor va lire le contenu de la base Notes pour déterminer la liste des documents à convertir. Chaque document Notes est extrait dans un ensemble de fichiers (un XML + un HTML par Rich Text ou champ Mime + les fichiers attachés) :
  • Pour chaque document Notes, un fichier XML est créé. Il contient l'ensemble des données structurées du document (champs Text, Number, Date, Mots clés, Identités...) ainsi que les propriétés du document (ID, création/modification, heure/date, taille...). La couche de sécurité des documents (champs Auteurs, Lecteurs, Rôles de la LCA) est intégrée dans une section dédiée dans le fichier XML.
  • Les données non structurées (Rich Text, Mime Part) sont converties en HTML, ce qui permet de préserver les informations (styles, tableau, couleurs, polices de caractères, images, liens ...).
  • S'il y a des fichiers attachés (ou des Objets OLE) dans le document, le programme va récupérer les fichiers et les détacher sur disque. Les fichiers attachés sont extraits et sont conservés dans leur format d'origine.
  • Toutes les images sont converties en fichiers JPEG, GIF ou PNG. Pour économiser de l'espace sur le disque, NotesExtractor factorise (storage d'instance unique) les images.
  • Les masques sont convertis en fichier XSL.
  • Les vues sont créées afin d'afficher tous les types de documents de la base. Les index des vues sont stockés sous forme de fichiers XML ou HTML.
  • Si le format des fichiers doit être l'EML (conversion d'une base Mail), une passe supplémentaire est effectuée pour convertir les fichiers XML / HTML en EML.
Configuration système requise :
  • L'export des données peut se faire depuis un client Notes (v.8.x min.) ou directement depuis un serveur Domino (v.8.x min.), 32 ou 64 bits.
  • Le système d'exploitation supporté côté client et serveur est Windows (32 ou 64 bits).
  • L'ID Notes utilisé pour l'extraction des données doit avoir des droits suffisants afin de garantir une bonne extraction des données (présence dans la LCA de la base, accès aux documents protégés par des champs Lecteurs, clés de déchiffrement des documents cryptés ...).
    Nouveau dans la dernière version 2.4
  • Format : possibilité de convertir au format PDF (après un processus d'extraction)..
  • Data : Prise en charge des sous-masques et des vues intégrées.
  • Données : nouvelle option "Turn tabbed tables as flat", permet d'exploser les onglets des tableaux pour préparer leur affichage au format PDF.
  • Conception : nouvelle option "Deploy Custom XSL Design files", Il déploie des fichiers XSL personnalisés supplémentaires dans le dossier des résultats de l'exportation..
  • Module de recherche: mise à jour du module de recherche pour spécifier certaines colonnes et étiquettes...

Ressources associées

Retrouvez dans cette section nos produits compagnons de Notes Extractor:
SharePoint Provisioner : le passage d'un monde Notes vers Microsoft implique la migration complète ou partielle de vos données et documents.
À l'heure d'importer le contenu de vos bases, qu'elles soient de type métiers, discussions, bibliothèques de documents, et autres, et qu'elles soient simples ou complexes, contenant une multitude de pièces jointes ou non, il est indispensable d'automatiser l'intégration pour des raisons de coût et de temps. SharePoint Provisioner vous accompagne dans la réalisation de cette étape d'importation, il possède des avantages techniques essentiels comme la gestion de la sécurité des données, la gestion des différents types de champs, la prise en compte du contenu riche, ainsi que la correspondance des noms d'utilisateurs.

En savoir plus sur SharePoint Provisioner
Archive Mail est une solution d'archivage centralisée et automatique des emails Notes.
Même si les modes de communication évoluent et se "socialisent", le Mail reste l'outil principal d'échange d'information dans le contexte professionnel entre les personnes, ce qui génère une augmentation régulière des volumes de données stockés sur les serveurs de Messagerie. La solution Archive Mail propose une nouvelle approche pour organiser l'archivage des données de messagerie des utilisateurs en prenant en compte les contraintes des différents acteurs (utilisateurs, administrateurs, support).

En savoir plus sur Archive Mail


Audit Station est une solution pertinente pour analyser, optimiser, gérer ou migrer votre infrastructure Notes Domino.
Ingénieusement automatisée, Audit Station est l'évolution de la solution historique Info NSF, utilisée par de nombreux clients depuis de nombreuses années et jugée indispensable pour analyser, trier et déterminer le contenu présent au sein des bases et des applications Notes.

En savoir plus sur Audit Station
Retrouvez dans cette section nos fiches techniques au format PDF à télécharger :
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Mode de commercialisation de Notes Extractor

La licence Notes Extractor est concédée par poste utilisateur (licence individuelle) et en mode souscription et sur une base annuelle. Vous payez une redevance de première année puis une redevance de renouvellement chaque année. La redevance peut prendre fin si vous le souhaitez au terme de la période. En dessous de 12 mois, la licence est concédée en mode location (3 ou 6 mois) et s'adresse plus particulièrement à une utilisation du produit au sein d'un projet ( voir cas d'usages) avec une date de fin programmée et inférieure à 12 mois.
Une souscription en cours d'année est calculée à compter du 1er jour du mois suivant le mois d'acquisition (achat le 15 mars, date anniversaire le 1er avril). Une souscription de 12 mois peut être suivie d'une location de 3 ou 6 mois.
A chaque renouvellement la redevance est réévaluée sur des bases contractuelles, en fonction d'un indice fixe (2,5%) ou variable (indice Syntec).
Votre contrat de licence COOPERTEAM vous permet de disposer gratuitement :
  • Des mises à jour du logiciel.
  • Du support technique.
  • De la documentation et du support en ligne.
Nous contacter par e-mail : contact@cooperteam.eu, par téléphone au 04 92 90 64 80 ou en utilisant le formulaire en ligne.
Si vous êtes une organisation gouvernementale, non gouvernementale (ONG), ou une institution académique, nous avons des conditions d'achat adaptées.

Découvrez toute la puissance de Notes Extractor au cours d'une démonstration à distance ou d'un Webinar

Un consultant COOPERTEAM est à votre disposition pour vous démontrer toute la puissance et la richesse des fonctionnalités de Notes Extractor.
Vous pouvez nous contacter par e-mail : contact@cooperteam.eu ou par téléphone au 04 92 90 64 80 ou en utilisant le formulaire en ligne.

Testez gratuitement le produit

Nous mettons à votre disposition une version d'évaluation du logiciel Notes Extractor pendant une durée limitée et après avoir convenu ensemble de votre besoin.
Pour vous faire gagner du temps lors de l'installation, du paramétrage initial et de la configuration de certaines fonctionnalités, nous vous recommandons de vous faire assister par notre support technique, afin de bien répondre à vos attentes et de vous guider dans votre processus d'évaluation. Vous bénéficierez alors d'une prise en main appropriée et d'une session de formation rapide pour obtenir vos premiers résultats.
N'hésitez pas à nous contacter pour programmer votre évaluation à contact@cooperteam.eu, par téléphone au 04 92 90 64 80 ou en utilisant le formulaire en ligne.

Pour obtenir un devis, vous avez le choix entre moyens suivants

  • Complétez le formulaire en ligne avec les informations nécessaires à ce produit (voir l'onglet option d'achat).
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