Archive Mail for Notes Domino

Présentation

Même si les modes de communication évoluent et se "socialisent", le Mail reste l'outil principal d'échange d'information dans le contexte professionnel entre les personnes, ce qui génère une augmentation régulière du volume des données stockées sur les serveurs de Messagerie. La solution Archive Mail propose une nouvelle approche pour organiser l'archivage des données de messagerie des utilisateurs en prenant en compte les contraintes des différents acteurs (utilisateurs, administrateurs, support) :
  • Les bases archives sont créées sur un serveur Domino dédié à l'archivage, une base par utilisateur et par an.
  • L'archivage est automatique, les messages les plus anciens sont archivés en premier, laissant dans la base Mail les X mois de Messages les plus récents.
  • Le quota de la base Mail peut être enlevé, l'utilisateur ne reçoit plus de pop-up bloquant l'envoi des messages.
  • Les bases Archives sont automatiquement répliquées sur les postes des utilisateurs.
  • L'accès aux bases archives se fait soit en local (pour ses propres bases), soit sur le serveur pour les autres bases archives (bases en délégation, bases partagées ...). Les bases archives sont consultables depuis le client Notes, iNotes ou via un navigateur web (HTTP).
  • Un module de recherche permet à l'utilisateur de rechercher des messages dans toutes les bases archives à travers une interface claire (plusieurs critères de recherche rendent la recherche de documents très efficace).
  • Les administrateurs décident du volume de bases archives hébergées sur les serveurs. Ils peuvent à tout moment supprimer les bases archives (après sauvegarde sur bande). L'utilisateur continue d'accéder à ses mails archivés via ses répliques locales (sans limite de volume ou de durée).
  • La cellule Helpdesk a un accès aux bases archives des utilisateurs et peut intervenir dessus.
  • Le service IT dispose de tous les indicateurs relatifs à la messagerie au travers du module statistiques : taille des bases mail, volumes archivés par années, nombre de bases archives, évolution des volumétries ...
  • Décongestion et optimisation des performances des serveurs de messagerie : Installation du produit dans un environnement Domino sans Archivage préalable. Définition de la durée de conservation des messages dans la base Mail (habituellement 12 mois) et création automatique des bases Archives sur un serveur dédié. Le volume des données hébergées par le serveur de Mail diminue immédiatement.
  • Suppression des quotas pour l'utilisateur : Installation du produit chez un client disposant déjà d'un archivage Natif Domino sur le serveur (1 base Archive par utilisateur). Les bases Mails et les bases Archives existantes sont traitées par Archive Mail pour générer en final 1 base d'Archive par utilisateur et par an. Les anciennes bases archives sont ensuite supprimées (une fois vidées). Tous les anciens messages traînant encore dans les bases Mails sont archivés. Il ne reste plus alors dans les bases Mails que X mois de messages. Le quota est ensuite supprimé des bases Mails (plus de popup bloquant les utilisateurs).
  • Récupération d'anciennes archives sous ArchiveMail : Installation du produit chez un client utilisant un archivage serveur natif Notes, de type 1 base par utilisateur et par an (archivage manuel, création de la base annuelle via un bouton envoyé en début d'année dans un mail). Rattachement des bases archives existantes comme étant des bases archives sous contrôle d'Archive Mail. Le produit archive les messages de la base Mail dans les bases archives disponibles et crée les nouvelles bases archives en début d'année.
  • Centralisation et sécurisation des archives : Installation du produit dans un environnement où l'archivage des mails se faisait en local sur les postes. La gestion du/des bases Archives locales était sous la responsabilité de l'utilisateur. Après installation du produit sur le serveur, les bases archives locales sont répliquées automatiquement sur un serveur d'archivage et l'outil les vide dans des bases archives annuelles (1 base par an et par utilisateur) qu'il crée et administre. Les bases archives hébergées sur le serveur sont ensuite automatiquement répliquées en local sur les postes des utilisateurs.
  • Archivage avec l'accord de l'utilisateur : Installation du produit chez un client Allemand où l'autorisation préalable de l'utilisateur est requise avant toute intégration du produit dans la base mail. Utilisation du module de communication intégré à l'outil afin d'envoyer un mail à l'utilisateur final et de recueillir son autorisation pour l'archivage de sa boite aux lettres (processus entièrement automatique).
  • Migration d'une autre solution d'archivage SQL vers ArchiveMail : Installation du produit chez un client utilisant un outil d'archivage des messages Notes dans une base SQL Server (avec des problèmes récurrents de lenteur liés à la volumétrie de la base). Prestation de service pour la récupération de l'existant et la conversion des messages en documents Notes, dans des bases Archives (une par utilisateur et par an). Le moteur Archive Mail a ensuite pu remplacer l'ancien archivage SQL.

Solution Native Notes Domino :

Afin d'endiguer les volumes de messages présents sur les serveurs de messagerie, la solution proposée nativement par HCL consiste à imposer un quota à la base Mail, obligeant les utilisateurs à transférer régulièrement les documents de leur base mail vers des bases archives créées localement sur leur machine.
Cette manière de faire présente un certain nombre de risques et d'inconvénients :
  • la non sécurisation des données (les archives peuvent être perdues en cas de défaillance de la machine et leur transfert compliqué en cas de changement de poste de travail).
  • le non partage des données (il n'est pas possible d'accéder aux données archivées depuis une autre machine que celle hébergeant la donnée ou depuis un client léger de type navigateur Web / Smart Phone, il n'est pas possible d'accéder aux bases archives des personnes pour lesquelles on dispose d'une délégation sur la base Mail).
  • les contraintes subies par l'utilisateur (affichage de fenêtres empêchant l'envoi de Mails en cas de dépassement de quota).
  • le report sur l'utilisateur d'actions d'administration (archivage des message, gestion des bases ...).
  • le manque de contrôle centralisé des paramètres d'archivage (disséminés dans les bases mails des utilisateurs).
  • le manque d'information sur les bases Archives présentes sur les postes des utilisateurs (localisation, nombre, volume ...).
  • comme les utilisateurs veulent redescendre rapidement en dessous du quota appliqué à la base Mail afin de pouvoir à nouveau envoyer des messages, ils ont tendance à archiver en priorité les gros messages, plutôt que les plus anciens. Il reste donc dans la base Mail un certain nombre de petits documents très anciens, donc rarement consultés.

Archive Mail de Cooperteam :

  • Création d'une base d'Archive par an et par utilisateur, sur un serveur Domino dédié, sécurisé et sauvegardé (serveur d'archivage).
  • Archivage des bases Mails utilisateurs et des Bases Mails génériques (Mail-in databases, bases Mails fonctionnelles ...).
  • Archivage automatique des messages selon une ancienneté (conservation de X mois glissants de messages dans la base Mail) ou un volume (quota de la base Mail fixé X MB).
  • Gestion personnalisée des volumes des messages conservés dans la base Mail en fonction des profils des utilisateurs et de leurs besoins spécifiques (juridique, creative, VIP, sales ...)
  • Possibilité pour l'utilisateur de déclencher un Archivage manuel.
  • Accès aux bases archives depuis le client Notes ou le client léger iNotes, directement depuis la base Mail.
  • Création automatique des répliques des bases Archives sur les postes des utilisateurs (client Notes requis).
  • Moteur de recherche Multi-bases (base Mail et base Archives). La recherche est accessible en mode déconnecté (client Windows ou Macintosh).
  • Récupération des bases Archives existantes (qu'elles soient sur un serveur ou en local sur le poste de l'utilisateur).
  • Les années d'Archivage peuvent être Calendaire (Janvier-Décembre) ou Scolaire (par ex : Septembre-Août).
  • Conservation d'un lien dans la base Mail pour tous les documents archivés (documents pointeurs).
  • Statistiques liées aux volumes de données archivées et à l'activité de l'utilisateur (archivage manuel, recherche ...).
  • Audit de la configuration des bases Mails et Archives présentes sur les clients Notes et administration de celles-ci (création, réplication, indexation, gestion des droits ...).
  • Module de communication avec les utilisateurs (envoi de Mail d'information, récupération des réponses ...)
  • Module d'administration des bases Archives (rollback, suppression, déplacement entre les serveurs ...)

Pour l'utilisateur :

  • L'archivage est automatique, aucune action utilisateur n'est requise pour archiver des messages ou créer une nouvelle base Archive (y compris la réplique en local).
  • La base Mail reste toujours sous son quota autorisé, il n'y a plus de popup bloquant l'envoi des messages.
  • Il est possible de définir les Mails qui ne doivent pas être archivés (documents privés, projets en cours ...).
  • L'utilisateur peut archiver immédiatement les messages qu'il souhaite en les sélectionnant dans sa base Mail (y compris en mode déconnecté).
  • Découpage logique du classement des messages archivés par Année calendaire (1 année = 1 base archive).
  • Les bases archives sont stockées sur un serveur, en cas de problème avec l'ordinateur de l'utilisateur, les bases restent accessibles.
  • Des répliques des bases archives sont automatiquement créées en local sur le poste de l'utilisateur, autorisant un accès permanent (mode déconnecté).
  • Recherche rapide dans toutes les bases archives (en plus de la base Mail), avec des critères multiples (par date, par dossier, par type ...)
  • Accès aux mails archivés depuis plusieurs interfaces (client Notes, iNotes, Traveler ...)
  • Accès aux bases archives des collaborateurs (si on dispose à l'origine d'une délégation sur leur base Mail)
  • Accès aux bases archives des bases Mails génériques (Mail-In database, boîtes Mails fonctionnelles).

Pour le Service IT :

  • Limitation et contrôle constant des volumes de données hébergées sur les serveurs de Messagerie.
  • Les messages étant archivés sur un serveur Domino, les données sont conservées de manière sécurisée (pas de risque de perte de données suite à la défaillance ou le vol d'un PC utilisateur).
  • Déplacement des volumes de Messagerie vers des serveurs d'archivage (Domino) dont le coût en fonctionnement est plus faible qu'un serveur de Mail classique (pas de cluster, les disques de stockage sont moins chers, les volumes à sauvegarder quotidiennement sont plus petits).
  • Le découpage des documents archivés sous forme de bases annuelles facilite la gestion du stockage dans le temps des données. On peut héberger 3 ans de bases archives sur un serveur en ligne puis conserver sur bandes toutes les bases plus anciennes (avec possibilité de les restaurer si besoin). L'utilisateur conserve l'intégralité de ses archives sur son disque local (répliques locales).
  • L'archivage des mails sous format natif Notes dans des bases hébergées sur un serveur Domino permet de bénéficier de la factorisation des fichiers rattachés (DOAS) afin de limiter l'espace de stockage nécessaire.
  • L'application fournit toutes les statistiques concernant les usages de la messagerie (volumes hébergées, volumes archivés, tendanciel ...)
  • La conservation dans le temps des données archivées est assurée par le module complémentaire Notes Extractor qui permet l'extraction des données des bases Notes dans des formats de fichiers ouverts (XML / HTML).

Pour l'Administrateur Domino :

  • Interface centralisée pour l'administration et le suivi des processus d'archivage (une seule base de paramétrage).
  • Les options d'archivage sont regroupées sous la forme de document de Profile, facilement attribuables aux utilisateurs en fonction de leurs besoins.
  • Tout le processus d'archivage se fait automatiquement, y compris la création en local des répliques des bases Archives et le déploiement / mise à jour des composants présents en local sur le poste de l'utilisateur. Le temps nécessaire à la gestion quotidienne de l'archivage est très faible (une fois le système configuré).
  • Récupération des bases d'Archives existantes (stockées sur un serveur ou en local sur les postes des utilisateurs) afin d'intégrer leur contenu dans le processus d'archivage.
  • La console d'administration permet de gérer en masse les changements liés aux bases d'archives (suppression des bases, déplacement vers un autre serveur, changement de l'emplacement des bases sur un même serveur, rattachement des bases archives existantes ...).
  • Fonctionne quelque soit la version du Serveur Domino, du Client Notes ou du Template de Messagerie (aucun pré-requis).
  • Aucune modification du Template de messagerie n'est demandée. La mise à jour des Templates de messagerie lors des upgrades de serveur ne perturbe pas l'application.

Pour le Support :

  • Réduction des appels à la cellule support (archivage automatique, suppression des pop-ups liées au quota, récupération rapide des archives en cas de défaillance de l'ordinateur de l'utilisateur).
  • Supervision centralisée, pour chaque utilisateur, des Archives présentes sur les serveurs et des Archives présentes en local sur leur poste de travail.
  • Les bases Archives étant hébergées sur des serveurs, la cellule support peut y accéder directement. Plus besoin de prendre rendez-vous avec l'utilisateur afin de prendre le contrôle de son poste.
  • Réduction significative du volume des données hébergées sur le serveur de Messagerie entraîne la réduction du coût des serveurs de messagerie.
  • Hébergement des bases archives sur des serveurs Domino dont le coût d'exploitation revient moins cher que les serveurs Mails.
  • Conservation en ligne des bases Archives des X dernières années et transfert des bases plus anciennes sur bande.
  • Réduction du nombre d'appels au support relatifs aux incidents liés à l'archivage (gestion du quota, base bloquée, archive perdue ...).

NOUVEAU avec la Version 3.1 !

Cette release mineure apporte une expérience de recherche sous iNotes grandement améliorée. Elle est aussi l'occasion de fournir un correctif sur l'ensemble des bugs apparus au cours des 6 derniers mois.

Le module de recherche sous iNotes évolue




L'interface de recherche multi-bases a été revue dans sa version iNotes (web) afin d'offrir les même fonctionalités que l'interface de recherche disponible depuis le client Notes.
Le premier onglet permet de sélectionner la liste des bases Mail ou Archives dans lesquelles la recherche va s'effectuer.
 





Le second onglet regroupe les options de recherche, y compris la liste des dossiers des bases Mail et Archives de l'utilisateur.







Le dernier onglet présente un aide mémoire pour les syntaxes de recherche autorisées.










L'utilisation de Dojo 1.9.7 (fourni dans le package Archive Mail 3.1) permet l'intégration de nouvelles widget, notamment pour la sélection des dates.





Des vues Archives Databases retravaillées



Les vues présentant les bases Archives d'un utilisateur ont été revues pour offrir un affichage plus clair de l'information, avec 1 ligne par base Archive (chemin de la base Archive, nombre de documents, Taille).
 



Nouvelle option d'Archivage pour les entrées d'Agenda

Une nouvelle option d'archivage à destination des entrées d'agenda vient compléter l'archivage basé sur le dépassement de quota de la base Mail. En effet, il est possible de définir un taille de base Mail maximale autorisée, et l'archivage se déclenche en cas de dépassement de ce seuil. Les documents messages les plus anciens de la base Mail sont alors archivés afin de faire redescendre la taille de la base Mail sous le quota définit.
Cette nouvelle option vise à exclure les entrées d'agenda de cet archivage de délestage. Ainsi, seuls les Mails sont pris en compte et archivés. Les entrées d'agenda continuent de s'archiver par le processus classique lié à l'ancienneté des documents.

Essayez Archive Mail gratuitement

Découvrez toute la puissance d'Archive Mail :

  • Un consultant COOPERTEAM est à votre disposition pour vous démontrer toute la puissance et la richesse des fonctionnalités d'Archive Mail.
  • Recevez une assistance par email 24 heures sur 24 de notre équipe dédiée.
  • Démonstration en direct et présentation du produit disponibles.
  • Pas de carte de crédit nécessaire.
Commencez à bénéficier de notre solution Archive Mail gratuitement en remplissant le formulaire de contact ci-contre.

Informations Techniques

    Description
  • La solution Archive Mail (base + .exe ArchiveOnDB) s'installe sur un serveur Domino dédié à l'archivage
  • Les mails sont archivés dans des bases Archives organisées par année (1 base archive par utilisateur et par an).
  • La configuration de l'application se fait dans la base ArchiveOnDB, via des documents de Setup et de Profile
  • Le moteur multi-thread de l'application permet d'archiver plusieurs dizaines de bases Mails en parallèle.
  • Les utilisateurs accèdent à leurs bases Archives avec un client Notes ou via iNotes.
Systèmes d'exploitation supportés hébergeant
  • Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows / Linux / AIX côté serveurs et Windows et Mac OS/X côté clients.
Configuration système requise :
  • Fonctionne quelle que soit la version du serveur Domino (6.x 10.x), et quels que soient les Templates des bases Mails utilisés (R4.x R10.x).
  • Compatible DAOS (les fichiers attachés présents dans les bases archives sont factorisés).
  • La solution Archive Mail étant 100% Domino, elle ne requiert aucun composant matériel ou logiciel (SGBD…) supplémentaire.

Ressources associées

Références partielles de nos clients Archive Mail :
Retrouvez dans cette section nos produits compagnons d'Archive Mail :
Notes Extractor est une solution logicielle permettant d'exporter toute application Notes (.nsf) vers des formats standards de type XML/HTML/XSL/EML pour un besoin d'archivage ou pour une migration de plate-forme.
Le résultat de la conversion peut être utilisé sur un poste local avec un navigateur internet ou exploité sur un serveur Web. Celui-ci peut également servir comme étape intermédiaire de transformation pour être injecté au sein d'une plateforme comme SharePoint™ avec le produit compagnon SharePoint Provisioner™ de COOPERTEAM.

En savoir plus sur Notes Extractor

Devenir client

Mode de commercialisation d'Archive Mail

La licence Archive Mail est concédée en mode souscription et sur une base annuelle (12 mois). Vous payez une redevance de première année puis une redevance de renouvellement chaque année. La redevance peut prendre fin si vous le souhaitez au terme de la période.
Le prix de la licence Archive Mail est calculé au nombre d'utilisateurs bénéficiant d'une boîte de messagerie. Le nombre de base Archive pour un utilisateur est illimité. Une boîte fonctionnelle (mail-in) est considérée comme un "utilisateur" et nécessite donc une licence.
Le prix unitaire de la licence est dégressif en fonction du volume (voir Plans & Tarifs ci-dessous).
Une souscription en cours d'année est calculée à compter du 1er jour du mois suivant le mois d'acquisition (achat le 15 mars, date anniversaire le 1er avril) et jusqu'au 31 décembre de l'année en cours ou de l'année N+1.
A chaque renouvellement la redevance est réévaluée en fonction d'un indice fixe (2,5%) ou variable (indice Syntec).
Votre contrat de licence COOPERTEAM vous permet de disposer gratuitement :
  • Des mises à jour du logiciel.
  • Du support technique.
  • De la documentation et du support en ligne.
Nous contacter par e-mail : contact@cooperteam.eu, par téléphone au 0492 906 480 ou en utilisant le formulaire en ligne.
Si vous êtes une organisation gouvernementale, non gouvernementale (ONG), ou une institution académique, nous avons des conditions d'achat adaptées.

Découvrez toute la puissance d'Archive Mail au cours d'une démonstration à distance ou d'un Webinar

Un consultant COOPERTEAM est à votre disposition pour vous démontrer toute la puissance et la richesse des fonctionnalités d'Archive Mail.
Vous pouvez nous contacter par e-mail : contact@cooperteam.eu, par téléphone au 0492 906 480 ou en utilisant le formulaire en ligne.

Testez gratuitement le produit

Nous mettons à votre disposition une version d'évaluation du logiciel Archive Mail pendant une durée limitée et après avoir convenu ensemble de votre besoin.
Pour vous faire gagner du temps lors de l'installation, du paramétrage initial et de la configuration de certaines fonctionnalités, nous vous recommandons de vous faire assister par notre support technique, afin de bien répondre à vos attentes et de vous guider dans votre processus d'évaluation. Vous bénéficierez alors d'une prise en main appropriée et d'une session de formation rapide pour obtenir vos premiers résultats.
N'hésitez pas à nous contacter pour programmer votre évaluation : contact@cooperteam.eu, au 0492 906 480 ou en utilisant le formulaire en ligne.

Pour obtenir un devis, vous avez le choix entre les moyens suivants

  • Complétez le formulaire en ligne avec les informations nécessaires à ce produit (voir l'onglet option d'achat).
  • Appelez votre interlocuteur commercial privilégié ou demandez le service commercial au +33 (0) 492 906 480.
  • Un consultant Avant-Vente COOPERTEAM prendra rapidement connaissance de votre demande et vous recontactera éventuellement pour mieux répondre à votre besoin spécifique ou pour obtenir une information manquante.
  • Vous recevrez alors une proposition adaptée à votre projet et à votre organisation.
Informations Corporate
  A propos de Cooperteam
Suivez-nous