Crossware Mail Signature

Présentation

Plus de 650 000 personnes dans le monde utilisent la solution de signature d'e-mail Crossware Mail Signature (CMS) pour enrichir leur plateforme de mail que ce soit sous Exchange, Microsoft Office 365 ou Notes Domino, afin d'avoir la capacité d'inclure automatiquement des signatures d'e-mail présentant une image professionnelle et légale.

Les points forts de Crossware Mail Signature

  • Des signatures homogènes, professionnelles respectant l'image de marque de votre entreprise.
  • La certitude d'être conforme à la loi en matière de décharge de responsabilité (Disclaimers) dans tous les pays.
  • La capacité de diffuser des messages ciblés en fonction de l' expéditeur (promotion, offre produit ...).
  • L'ajout de la signature d'e-mail est réalisé au niveau du serveur, la rendant ainsi non falsifiable.
  • Une solution compatible pour les plates-formes Office 365 Microsoft, Exchange et Notes Domino.
  • 100 % compatible avec tous les appareils, y compris les mobiles (ordinateur, tablette, smartphone).

Le challenge

Le service Communication ou Marketing de votre entreprise a travaillé durement pour développer une image de marque de qualité. Chaque logo, bannière, carte de visite, en dit long sur vous et sur ce que vous représentez, mais vous avez peu de contrôle sur ce que les collaborateurs font avec leur propre signature d'e-mail.

La solution

CMS est une application logicielle de signature d'e-mail qui rajoute automatiquement à tous les e-mails des signatures conformes, personnalisées et attrayantes. Ces signatures peuvent inclure des décharges de responsabilité, des logos, des graphiques, des bannières publicitaires qui peuvent être aléatoires ou ciblés selon les destinataires.
CMS ne nécessite aucune configuration des signatures sur les postes de travail individuels, ni de changement de design dans vos répertoires ou modèles d'e-mails. Vous pouvez gérer de manière centralisée la conception de votre bloc de signature, y compris les logos, les polices et aussi y inclure des informations personnalisées à partir de votre répertoire d'entreprise.

Les e-mails sont aujourd'hui les premiers vecteurs de l'image de marque de l'entreprise

CMS vous permet de créer des signatures professionnelles et cohérentes qui incluent l'image de marque de votre société ainsi que ses coordonnées précises qui seront ajoutées à chaque e-mail sortant.

Multi-Design

Configurez plusieurs modèles de signatures et appliquez-les en fonction des différents services de votre entreprise ou de façon individuelle.

Garantie inviolable

Seules les personnes autorisées disposent des droits d'édition/modification.

Multi-plateforme / Multi-Devices

Votre image de marque de messagerie reste cohérente à travers tous les e-mails envoyés depuis tous vos appareils : de vos postes de travail à vos smartphones, et même au-delà.

Pourquoi mettre en place une image de marque au niveau de la messagerie ?

Les entreprises dépensent des centaines de milliers d'euros à créer et à maintenir leur image de marque, en utilisant des logos, de la signalisation, des cartes de visite, et même de la musique d'ascenseur pour attirer l'attention sur leur marque. Pourtant, lorsqu'il s'agit des e-mails quotidiens, qui sont le premier contact avec tous les clients et prospects, toute cette importance accordée à l'image de marque est souvent laissée entre les mains de l'expéditeur de l'e-mail.
Tout comme vos cartes de visite, chaque e-mail devrait toujours contenir le bon logo et les coordonnées précises de chacun de vos collaborateurs. La cohérence fait partie intégrante de l'image de marque, alors plutôt que de risquer de gaspiller tout cet argent dépensé, laissez CMS garantir à votre société une image de marque irréprochable et toujours à jour.
CMS vous permet de préciser et d'intégrer une décharge de responsabilité (Disclaimer) à tous les e-mails sortants. Vous pouvez choisir que ces décharges soient ajoutées aux e-mails internes ou bien aux e-mails sortants - ou les deux - et même configurer plusieurs types de décharges qui seront ajoutés automatiquement aux e-mails selon les différents services ou pays.

Le bon emplacement

Insérez la décharge de responsabilité juste sous le texte plutôt qu'en bas de page pour en assurer la pertinence.

Garantie inviolable

Seules les personnes autorisées disposent des droits d'édition/modification.

Multi plates-formes / Multi-Devices

Votre décharge de responsabilité reste conforme et cohérente à travers tous les e-mails envoyés depuis tous vos appareils : de vos postes de travail à vos smartphones.

Pourquoi insérer une décharge de responsabilité ?

De nos jours il est vital d'être à 100 % certain que tous les mails sortants de votre société soient conformes aux lois et législations des pays de vos destinataires, autrement vous courez le risque de recevoir une lourde pénalité. De nombreux pays maintiennent des politiques différentes concernant les décharges de responsabilité. Comme ligne directrice, l'Union Européenne a notamment établi que chaque e-mail doit inclure le nom de la société, son numéro de TVA intra-communautaire, son lieu d'enregistrement et l'adresse de son siège social.
Les politiques deviennent incontournables au fur et à la mesure que la sécurité sur Internet se resserre. Malheureusement, il suffit d'un seul e-mail parasite pour rendre une entreprise susceptible d'être condamnée à une amende. Par conséquent, il est primordial que chacun de vos e-mails sortants soit conforme.
Laissez CMS gérer vos décharges de responsabilité au sein de l'ensemble de votre entreprise.
De nos jours, le courrier électronique est la méthode de communication la plus répandue dans les entreprises. Transformez ce trafic quotidien d'e-mails en une opportunité très efficace de faire de chaque e-mail un support marketing en créant des e-mails avec annonce ou bannière publicitaire, en envoyant des promotions ciblées selon les destinataires et en fonction de vos clients.

Choisissez vos annonces

Configurez des bannières publicitaires multiples à ajouter aux signatures en fonction de l'expéditeur et/ou des coordonnées du destinataire.

Donnez des droits aux éditeurs

Seules les personnes autorisées disposent des droits d'édition/modification.

Multi-plates-formes / appareils

Vos e-mails avec bannières publicitaires restent cohérentes à travers tous les e-mails envoyés depuis tous vos appareils : de vos postes de travail à vos smartphones.

Pourquoi utiliser un e-mail avec bannière publicitaire ?

En sachant que le courrier électronique est la forme la plus courante de communication d'entreprise dans le monde, pourquoi limiter votre publicité à des campagnes de messagerie spécifiques? Votre site web offre des graphiques et des bannières pour promouvoir vos dernières ventes et vos dernières offres, mais il aura beaucoup moins de visites par jour en comparaison du nombre d'e-mails que votre entreprise envoie. Chaque e-mail que vous envoyez pourrait promouvoir votre dernier produit ou les nouveautés de votre entreprise ... mais votre service marketing n'a actuellement pas la possibilité d'ajouter facilement des promotions ou des bannières aux e-mails sortants.
CMS ajoute des signatures avec bannières publicitaires aux e-mails sortants, de sorte que tous les graphiques ou les bannières n'aient pas à être stockés en local dans vos fichiers d'e-mail. Vous êtes en mesure de cibler votre e-mail publicitaire en fonction du domaine de messagerie du destinataire, du mois de l'année, ou même sur la base d'une liste de produits cibles selon les clients. De plus, vous pouvez choisir d'ajouter votre bannière publicitaire uniquement sur les nouveaux e-mails afin que les réponses successives du fil de la discussion ne soient pas encombrées.
CMS ajoute votre signature d'e-mail professionnelle à chaque e-mail envoyé depuis tous vos appareils, compatible sous Domino, Microsoft Office 365, Microsoft Exchange, incluant les iPhone, Android et Windows.

Autorisez le "BYOD"

Laissez vos employés amener au bureau leur propre outil de travail ("Bring Your Own Device"), et paramétrez leur courrier professionnel, ainsi vous n'aurez plus à vous inquiéter sur l'image de marque qui sera véhiculée.

Uniformité

Supprimez les e-mails sortants finissant par "envoyé depuis mon iPhone/Android".

Sans action de la part de l'utilisateur final

Les signatures d'e-mail des téléphones portables sont gérées de manière centralisée et ne nécessitent donc pas de paramétrage individuel.

Pourquoi avoir une signature d'e-mail sur les téléphones portables ?

Au cours de cette dernière décennie, la technologie a été toute dirigée et orientée pour l'utilisation via les téléphones portables. 50% des téléphones portables aux États-Unis sont des smartphones, avec des utilisateurs qui sont des professionnels gérant d'importantes statistiques. Les employés de grandes sociétés ont débuté avec l'envoi d'e-mails qui finissaient par "envoyé depuis mon iPhone» ou «envoyé depuis mon Android" ... Leurs e-mails manquent de toute image de marque et même pire, ils manquent aussi leurs coordonnées professionnelles.
Comme CMS est installé au niveau du serveur, vos signatures d'e-mail professionnelles se rajoutent automatiquement à tous les envois depuis tous vos appareils, garantissant ainsi une cohérence au sein de l'ensemble de l'entreprise. Vous avez la garantie que tous les e-mails qui sortent de votre entreprise sont correctement logotisés et qu'ils affichent toutes les bonnes coordonnées.
Vous n'avez plus à vous préoccuper du manque de contrôle au niveau des téléphones portables, vous pouvez désormais vous sentir libre de donner la permission à vos employés d'utiliser leur propre téléphone portable pour travailler avec leurs e-mails et être à la fois en toute confiance que leurs communications auront toujours un aspect professionnel.
Contrôlez toutes les signatures à partir d'une base de donnée de configuration. CMS n'est pas seulement présent sur votre espace de travail, il a le pouvoir sur tous les appareils présents dans votre organisation.

Garantie inviolable

Avec des signatures ajoutées au niveau du serveur, les utilisateurs finaux ne peuvent en aucun cas modifier leur propre signature.

Editeur de texte enrichi facile d'utilisation

Concevez votre signature d'e-mail en utilisant un simple champ de texte enrichi. Ayez le contrôle sur les polices, les tableaux et les images.

Sur tous vos appareils

Configurées de façon centralisée, vos signatures d'e-mail seront appliquées à tous vos appareils, sans configuration supplémentaire nécessaire.

Pourquoi est-ce une préoccupation ?

Les entreprises mettent souvent en œuvre les signatures d'e-mail d'une de ces trois façons :
  • soit elles ne les font pas respecter : chaque employé peut créer sa propre signature comme il le veut ;
  • soit elles donnent des lignes directrices de la signature d'e-mail souhaitée et laissent l'employé les suivre (ou pas) ;
  • soit elles demandent au service informatique de mettre en place une signature d'e-mail sur chaque poste de travail, modifiable ensuite par l'utilisateur final.
Chacune de ces méthodes ont pour résultat de faire perdre à votre entreprise le contrôle sur son bloc de signature d'e-mail.
CMS fournit un contrôle centralisé de vos signatures d'e-mail. Vos signatures sont configurées en utilisant une base de donnée de configuration simple mais puissante. Vous n'avez pas à utiliser de code HTML compliqué. Aucune installation n'est nécessaire sur vos postes de travail. Le top est que si vous mettez à jour les coordonnées d'un utilisateur ou bien son intitulé de poste dans le carnet d'adresses, ce changement sera automatiquement mis à jour sur les signatures dès que la modification aura été faite.
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Informations Techniques

Schéma d'architecture pour la solution Cloud Office 365
Le traitement Crossware est appliqué directement au niveau d'Office 365, dans les Datacenter Microsoft.
Schéma d'architecture pour les versions On-Premise
Systèmes Microsoft Exchange et Notes Domino
Note : pour la plateforme Notes Domino, il est possible de mettre à jour la signature directement dans le document 'Profile' de la base courrier des utilisateurs. Ce mode local peut-être également mixé avec un mode serveur (soit ajouter la signature à la volée lors de son acheminement) pour habiller le message d'une bannière, d'un entête, ou d'un avis de non-responsabilité.
CMS est disponible pour les systèmes suivants : Microsoft Office 365, Microsoft Exchange et Notes Domino.

Information requise pour Microsoft Office 365

Afin de provisionner le service Crossware dans Azure, merci de fournir votre Tenant ID (Votre nom de domaine initial .onmicrosoft.com).
Crossware se chargera de contacter Microsoft qui activera en quelques heures le service qui sera accessible à l'adresse http://portal.crossware365.com/ en utilisant vos identifiants Office 365.

Configuration système requise pour Microsoft Exchange

Côté serveur :
  • Les plateformes supportées pour Microsoft SQL Express 2008 R2 sont au moins Windows Server 2008 et supérieur
  • La configuration du site IIS nécessite un serveur exécutant au moins la version IIS7 (avec ASP.NET 2.0) ou supérieur
  • L'agent de transport est supporté pour Exchange 2016, Exchange 2013 et 2010
Les différents clients de messagerie supportés sont :
  • Outlook 2016
  • Outlook 2013
  • Outlook 2010
  • OWA 2013
  • OWA 2010
  • iPhone (iOS 6)
  • Androïd Native email client (4.0)

Configuration système requise pour Notes Domino

Côté serveur :
  • Windows Server 32/64 bits
  • AIX 32/64 bits
  • Linux 32/64 bits
  • Sun Solaris
  • Notes i
Les différents clients de messagerie supportés sont :
  • Client Notes (toutes versions)
  • Notes Domino Web Access
  • HCL iNotes
  • Apple iPhone running iNotes
  • Apple iPhone using Notes Traveler
  • Windows Mobile / Common Time
  • Microsoft Outlook (via SMTP)
  • Microsoft Entourage (via SMTP)
  • Other Notes Traveler Clients
Les exemples ci-dessous permettent de vous montrer les différentes possibilités d'agencement, sans oublier qu'il est possible de construire une signature personnalisée via un éditeur HTML.
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    Exemple de signature réalisée avec CMS

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    Exemple de signature réalisée avec CMS

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    Exemple de signature réalisée avec CMS

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    Exemple de mise en forme dans l'espace de configuration CMS

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    Exemple de mise en forme dans l'espace de configuration CMS

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    Exemple de mise en forme dans l'espace de configuration CMS

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    Exemple de mise en forme dans l'espace de configuration CMS

Présentation du produit :

Installation du produit :

Présentation générale de CMS
Présentation CMS pour Office 365 (en Anglais)
Installation CMS pour Notes Domino
Installation CMS pour Microsoft Exchange

Ressources associées

Références partielles des clients CMS dans le monde.

Devenir client

Mode de commercialisation de Crossware Mail Signature

CMS est disponible pour Office 365, Exchange et HCL Notes Domino.
La licence CMS est concédée en mode souscription ou en mode perpétuel (sauf pour la version Office 365) et sur une base annuelle. Vous payez une redevance la première année, puis une redevance de renouvellement chaque année. La redevance peut prendre fin si vous le souhaitez au terme de la période.
Le prix de la licence CMS est calculée au nombre d'utilisateur bénéficiant une boîte de messagerie. Une boîte fonctionnelle (mail-in) est considérée comme un "utilisateur" et nécessite donc une licence.
Une souscription en cours d'année est calculée à compter du 1er jour du mois suivant le mois d'acquisition (achat le 15 mars, date anniversaire le 1er avril) et pour 12 mois.
Le prix est dégressif en fonction du volume.
A chaque renouvellement la redevance est réévaluée sur des bases contractuelles, en fonction d'un indice fixe (4%).
Votre contrat de licence CMS vous permet de disposer gratuitement :
  • Les mises à jour du logiciel.
  • Le support technique.
  • La documentation et le support en ligne.
Nous contacter par e-mail : contact@cooperteam.eu, par téléphone au 04 92 90 64 80 ou en utilisant le formulaire en ligne.

Découvrez toute la puissance de CMS au cours d'une démonstration à distance ou lors d'un prochain Webinar

Un consultant COOPERTEAM est à votre disposition pour vous démontrer toute la puissance et la richesse des fonctionnalités de CMS.
Vous pouvez nous contacter par e-mail : contact@cooperteam.eu ou par téléphone au 04 92 90 64 80 ou en utilisant le formulaire en ligne.

Testez gratuitement le produit

Nous mettons à votre disposition une version d'évaluation du logiciel CMS pendant une durée limitée et après avoir convenu ensemble de votre besoin.
Pour vous faire gagner du temps lors de l'installation, du paramétrage initial et de la configuration de certaines fonctionnalités, nous vous recommandons de vous faire assister par notre support technique, afin de bien répondre à vos attentes et de vous guider dans votre processus d'évaluation. Vous bénéficierez alors d'une prise en main appropriée et d'une session de formation rapide pour obtenir vos premiers résultats.
N'hésitez pas à nous contacter pour programmer votre évaluation : par e-mail à contact@cooperteam.eu, par téléphone au 04 92 90 64 80 ou en utilisant le formulaire en ligne.

Pour obtenir un devis, vous avez le choix entre moyens suivants

  • Complétez le formulaire en ligne avec les informations nécessaires à ce produit.
  • Envoyez un e-mail à contact@cooperteam.eu
  • Appelez votre interlocuteur commercial privilégié ou demandez le service commercial au +33 (0) 492 906 480.
  • Un consultant Avant Vente COOPERTEAM prendra rapidement connaissance de votre demande et éventuellement vous recontactera pour mieux répondre à votre besoin spécifique ou pour obtenir une information manquante.
  • Vous recevrez alors une proposition adaptée à votre projet et à votre organisation.
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