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Présentation
Mail Compliance Archiver est un logiciel conçu pour fournir aux organisations les moyens de gérer, d’examiner, d’analyser et d’archiver les données et métadonnées des messages électroniques dans le cadre de procédures juridiques et réglementaires. Mail Compliance Archiver a été développé à 100% avec la technologie HCL Domino.
Le module e-discovery de la solution permet de rechercher des données dans l’ensemble des messages ayant circulé au sein de l'infrastructure de messagerie et d’en examiner le contenu. Les messages trouvés peuvent être restaurés dans les boîtes aux lettres des utilisateurs ou simplement exportés sous la forme de fichiers EML afin de les communiquer à une autorité juridique tierce.
Mail Compliance Archiver permet aux utilisateurs de rechercher, récupérer et organiser un large éventail de contenus numériques présents dans la messagerie électronique HCL Domino. Ses fonctionnalités prennent en charge l'automatisation de la collecte des données, un contrôle d'accès strict entre les administrateurs et les responsables de la conformité et de la sécurité (Sécurity Officer), qui obtiennent des résultats d'audit garantissant la mise en conformité réglementaire des systèmes d'information.
En complément, Mail Compliance Archiver donne une vision claire et détaillée de l’infrastructure de messagerie avec plus de 400 statistiques et des indicateurs temps réels précis sur les de flux de messagerie, qui ne sont pas directement disponibles dans le serveur de messagerie HCL Domino, pour évaluer, modifier, optimiser ou ajuster celui-ci.
- Quelles sont les volumétries de la messagerie ?
- De quel type sont les pièces jointes ?
- Comment est utilisée la messagerie (mémo, forward, cryptage, etc.)
- Dans quelle mesure la messagerie est utilisée à des fins personnelles ?
- Toutes les données sont analysées en Volume, Nombre, Type de pièce attachée, Présentation des Top par expéditeurs, Top par domaines, etc.
MailFlow Analyzer applique des Règles de Messagerie sur l'ensemble des e-mails traversant l'infrastructure afin de bloquer tout message présentant une anomalie. Le blocage peut être définitif pour les messages ne respectant pas la charte (fichiers attachés de type exécutables, messages trop volumineux, nombre de destinataires trop nombreux) ou temporaire pour les messages envoyés en dehors des heures travaillés (droit à la déconnexion pour les salariés équipés de Smartphone).
Compte tenu de l'importance actuelle de la messagerie électronique et des réglementations légales associées, Mail Compliance Archiver répond parfaitement à la nécessité de disposer d'éléments d'analyse pertinents sur son fonctionnement en matière de flux, de volumétrie, d'activité de sécurité et de qualité de service rendu (SLA).
Les principales fonctionnalités de Mail Compliance Archiver :
- Capture temps réel des flux de messages directement sur les serveurs de messagerie (pas d'utilisation des Log Domino ou du Mail Journaling).
- Conservation sur le long terme des Enveloppes de tous les messages envoyés ou reçus (expéditeur, destinataires, sujet, date, nom des pièces jointes, taille du message, chiffrement, importance ...).
- Application des Règles d’Archivage sur l'ensemble des messages de l’infrastructure Domino permet d’archiver les messages sélectionnés. Une copie intégrale de chaque message est conservée dans des bases Notes (1/jour) hébergée sur le serveur Mail Compliance Archiver.
- L’accès aux messages archivés (Recherche / Restauration / Export) est protégé par une couche de chiffrement des données et par un outil de sécurité réservé aux Security Officers.
- Le Module de eDiscovery permet de retrouver tout message ayant circulé dans l'infrastructure. Les messages peuvent être restaurés dans la base Mail de l’utilisateur (Expéditeur ou Destinataires) ou être exportés en fichiers EM.
- Calcul en temps réel de plus de 400 Statistiques relatives aux flux de messagerie envoyés et reçus (en interne ou vers Internet).
- Nombre de messages (répartition du nombre de destinaires par messages)
- Volume des messages (répartition sur la taille des messages, des pièces jointes, du type de message)
- Flux Interne / Externe (Internet)
- Indicateurs tendanciels par rapport à une même période (par jour / semaine / mois / année)
- Analyses Graphiques (Maximum, valeur Moyenne, Evolution...)
- Calcul du SLA global ou d'un sous ensemble de serveurs
- Analyse des fichiers attachés envoyés (type, volumétrie, répartition)
- Levée d'Alertes Temps réel sur le contenu des messages (provenance, fichier attachés, nombre de destinataires, utilisation non conforme...) ou les statistiques de la messagerie (SLA, volumétrie ou trafic anormal).
- Génération automatique de Rapports (fichiers Word ou Excel) couvrant l'ensemble des statistiques et des alertes.
- Module Dashboard Web offrant une vision synthétique temps réel de l'ensemble des indicateurs clés de l'infrastructure de messagerie.
- L’application des Règles de Messagerie sur l'ensemble des messages traversant l'infrastructure permet de bloquer certains messages dangereux (envoi dans une base de Quarantaine) ou de changer à la volée le nom de l'expéditeur ou les noms des destinataires des messages. Le blocage temporaire des messages permet de faire respecter le droit à la déconnexion des utilisateurs équipés de SmartPhone : les messages envoyés en pleine nuit ne sont distribués à leurs destinataires que le lendemain matin.
Pour la Direction Informatique
- Des rapports statistiques (journaliers, hebdomadaires, mensuels, etc.).
- Une cartographie des flux de messagerie par "métiers", "services", "départements", etc.
- Une cartographie détaillée de l'infrastructure de messagerie.
Pour le Service Exploitation de la messagerie
- Un monitoring du flux de messagerie en entrée / sortie et en interne.
- Un monitoring et tendance des volumes consommés par la messagerie .
- Une cartographie et des statistiques sur les types de pièces attachées.
- Une typologie très détaillée des mails (cryptés, signés, mime etc ...).
Pour les Administrateurs Domino
- La détection et la remontée automatique des anomalies de fonctionnement (forward intempestif, envoi ou réception massive de mails, etc ...).
- Des statistiques d'activité de l'infrastructure.
- La capacité d'optimiser la charge des serveurs de messagerie par l'analyse des flux.
Pour le Service Support aux utilisateurs (Helpdesk)
- Identification automatique et corrections des mauvaises pratiques .
- Une capacité à répondre rapidement et précisément aux demandes des utilisateurs .
- Une recherche rapide sur l'historique et le cheminement d'un message dans l'infrastructure.
- Restauration dans les boîtes aux lettres des utilisateurs des messages perdus ou supprimés.
Pour la Direction de la Sécurité Informatique
- La traçabilité et l'historique des flux de messagerie entrants / sortants (requêtes multi critères).
- Des alertes de sécurité (forward intempestif, envoi ou réception massive de mails, etc ...).
- Mise en quarantaine immédiate des messages dangereux pour l'infrastructure.
- Export des messages archivés en fichiers EML pour une transmission externe.
Pour la Direction des Resources Humaines
- Protection des utilisateurs disposant d'un SmartPhone et recevant des mails la nuit ou le week-end (droit à la déconnexion).
- Accès aux statistiques mesurant le phénomène des messages envoyés en dehors des heures travaillées.
- Mise en place d'une politique de rétention temporaires des messages envoyés en dehors des heures travaillées.
Pour la Direction Générale
- Des informations concrètes à la mise en œuvre d'une politique générale d'utilisation et de contrôle du système de messagerie.
- La capacité de formuler et d'édicter une nouvelle Charte d'utilisation de la messagerie d'entreprise en concertation avec le Service Juridique et le service Informatique.
Pour le Service Contrôle de Gestion
- Les données nécessaires pour réaliser l'affectation des coûts engendrés par l'utilisation de la messagerie et de les refacturer aux services, aux départements internes, etc.
NOUVEAU avec la Version 1.9 !
Notre Solution d'analyse des flux de messagerie Notes Domino, MailFlow Analyzer reçoit en ce mois d'Avril 2017 une mise à jour majeure et passe en version 1.9 ! Nous vous invitons à découvrir ici les nouveautés les plus marquantes de cette nouvelle version.
Une Interface Unifiée
Les 10 bases Notes constituant le produit Mail Flow Analyzer (Configuration, Collect, Stat, Log, Search, Report, Server, User, Dashboard et Quarantine) sont maintenant directement accessibles depuis la base de Configuration, au travers une interface unifiée.
A l'image de ce que nous avions mis en place dans notre outil Desktop Manager (avec l'unification des bases Desktop Manager et Desktop Manager User) nous avons intégré dans l'interface de la base Configuration de Mail Flow Analyzer un système de navigation multi-bases via le navigateur de gauche pour le choix des thématiques (Configuration, Statistiques, Alertes, Recherches, Rapports…) et les vues contextualisées dans le navigateur du haut.
Le Contrôle du flux de messages
C'est la grande nouveauté de cette version. Il est maintenant possible de réguler le flux de messages en bloquant par exemple certains messages indésirables pendant leur routage. Un message de notification est alors envoyé à l'expéditeur du message bloqué pour lui en indiquer la raison. La modification du routage des messages se paramètre au travers de Règles de Messagerie, directement depuis les bases Mail Flow Collect installées sur les serveurs de mail :
Il est possible de bloquer définitivement les messages (BLOCK_MESSAGE), de les retenir quelques heures sur le serveur avant de les libérer (DELAY_MESSAGE), de changer à la volée le nom des destinataires du message (CHANGE_RECIPIENT) ou celui de l'expéditeur (CHANGE_SENDER).
Le droit à la déconnexion
Avec Mail Flow Analyzer 1.9 vous pouvez dorénavant mettre en pratique la nouvelle réglementation concernant le droit à la déconnexion des utilisateurs notamment équipés de SmartPhone. La notion de Business Hours (heures ouvrées) fait son apparition dans le produit au niveau du document de Setup.
Cette fonctionnalité se décline ensuite dans les statistiques, dans les alertes, dans le module de recherche, dans les rapports et dans les règles de messagerie… On peut ainsi suivre et contrôler les messages envoyés en dehors des heures ouvrées, qui sont de nature à nuire au droit à la déconnexion des collaborateurs de l'entreprise.
Nouvelles Statistiques
Nous avons ajouté une statistique concernant les messages dont l'utilisateur est en destinataire principal et des statistiques relatives aux envois de messages depuis certains serveurs SMTP externes connus.
Les Recherches
Les critères de recherche ont été affinés, notamment au niveau de la recherche du nom de l'expéditeur ou des destinataires en autorisant une sélection plus précise de leur utilisation (destinataire principal, en copie ou en copie cachée).
Les Rapports
Les modèles de rapports ont été mis à jour pour un rendu visuel plus agréable, Et de nouveaux modèles de rapports font leur apparition.
Le Dashboard
La configuration de la base Dashboard a été revue pour simplifier, entre autre, la liaison entres les documents de paramétrage et les Widgets affichées dans la page Web.
La Documentation
Enfin, la documentation a été en grande partie réécrite pour y intégrer notamment des explications détaillées sur toutes les statistiques produites par l'outil.
Évaluez Mail Compliance Archiver
Un consultant COOPERTEAM est à votre disposition pour vous présenter ou organiser une évaluation de Mail Compliance Archiver en remplissant le formulaire de contact ci-contre.
Les données issues des messages (Mail Summary Data) sont collectées directement sur les serveurs de Messagerie.
Les données des messages sont envoyées régulièrement vers la machine hébergeant le moteur de traitement.
Les données des messages sont stockées sur la machine de traitement et conservées sur du long terme (jusqu'à plusieurs années).
Le moteur de traitement (MailCompliance.exe) traite les données des messages pour fournir l'ensemble des services (statistiques, recherches, rapports, export…).
Les statistiques sont générées en temps réel. Elles concernent l'Infrastructure globale, les Alertes, les messages archivés...
Le module de recherche multi-critères permet d'accéder aux données de l'ensemble des messages ayant circulé dans l'infrastructure.
Les Alertes sont levées en temps réel en fonction des anomalies détectées dans le flux de messages.
L'ensemble des données liées aux flux de messages sont exportables sous la forme de fichiers XML (pour un traitement statistique extérieur) ou au format EML.
L'ensemble des statistiques sont disponibles sous forme de Rapports (fichiers Word / Excel) ou via un Dashboard Web.
Les Règles de Messagerie sont appliquées en temps réel sur les messages transitant par les serveurs Domino. Tout message présentant un danger pour l'infrastructure est immédiatement dirigé vers une base de Quarantaine.
