Notes Extractor

• Extraction des données des bases Applicatives en XML / HTML / XSL et hébergement des fichiers par un moteur Application J2E. L'accès aux données provenant des bases Notes se fait en mode Read Only, via un navigateur Internet accédant au portail du serveur. L'annuaire du serveur applicatif gère les droits d'accès aux différents documents.
• Conversion des bases Applicatives inutilisées sous la forme de fichiers XML / HTML avant leur archivage long terme sur bande.
• Extraction des données des bases Applicatives en XML / HTML / XSL et ré-intégration dans SharePoint en utilisant SharePoint Provisioner.
• Extraction simple des données des bases Notes en fichiers XML et import du résultat dans une base de données SQL (pas de contenu complexe comme du Rich Text ou des fichiers attachés à transférer).

• Conversion des bases Archives Mail des utilisateurs en XML / HTML et mise à disposition des fichiers résultats sur un disque réseau des utilisateurs, pour un accès en mode lecture seule de leurs anciennes archives. L'accès aux messages se fait en utilisant le navigateur internet du poste et en accédant directement aux fichiers hébergés sur le disque réseau.
• Conversion des bases Mail en fichiers XML / HTML lors du départ d'un collaborateur (les fichiers lui sont remis sur clé USB). Il peut accéder en local à ses mails en utilisant un navigateur internet.
• Conversion des bases Archives Mail des utilisateurs en format EML avant leur intégration dans la solution MimeCast pour un accès en ligne.

• Toutes les bases d'un même site QuickR sont traitées pour produire une seule arborescence de fichier (XML / HTML). Les données sont ensuite injectées dans un site SharePoint via SharePoint Provisioner.

• XML pour les données structurées (champs Text / Nombre / Date) et les propriétés du document (date de création, ID, sécurité ...).
• HTML pour les informations riches (Rich Text ou Mime) avec conservation des styles, des tableaux, des graphiques, des sections, des onglets, des liens, etc.
• GIF / JPEG / PNG pour les images (stockées de façon unitaire : Single Instance Storage).
• EML pour les Messages.
• XSL pour les éléments de visualisation des données (masques et vues).
• Les fichiers attachés et les objets OLE sont directement détachés sur disque.

• Les bases Notes peuvent être converties de façon unitaire ou en masse (toutes les bases d'un serveur ou d'un sous répertoire ...).
• L'outil s'adapte au type de base (Courrier, QuickR, Library, TeamRoom, Applicative…) pour fournir une extraction adaptée.
• Le choix du format de sortie (XML/HTML ou EML) est possible pour les base Mails.
• Aucune information provenant des documents n'est perdue pendant l'extraction (conservation des champs et des propriétés des documents dans le fichier XML dédié à chaque document).
• Les données extraites des bases sont directement accessibles via l'interface d'accès en lecture seule (en utilisant un navigateur Internet).
• La sécurité des documents est conservée (chaque document référence qui peut y accéder en lecture, en modification et en suppression).
• Les identités des personnes sont converties vers l'annuaire cible (une identité FullName Notes devient un UPN Active Directory).
• Pas de perte des objets OLE, qui sont transformés en fichiers standards (Excel, Word, PowerPoint ...).
• Les parties riches des documents (champs Rich Text ou Mime) sont converties en conservant leur aspect (style, tableau, section, tableau à onglets ...).
• Les liens présents dans les documents (liens base, liens docs) sont traduits sous forme d'URL.
• Le classement des documents est conservé (présence dans les vues, dans les dossiers).
• Les éléments de Design servant à la visualisation des documents (Navigateurs, Vues, Masques) sont convertis en HTML / XSL afin d'autoriser l'affichage des données des documents de manière identique à la base Notes.
• Le format de sortie des données et du Design utilise des formats ouverts (XML / HTML / XSL). Les fichiers sont facilement customisable.
• Possibilité d'utiliser un module de recherche pour tous types de bases, facilitant la recherche d'informations pour une utilisation en lecture seule.

• L'archivage des bases Notes sans activité permet de faire des économies de stockage sur les serveurs Domino.
• Consolidation des serveurs Domino restants / Décomissionnement des serveurs devenus inutiles.
• Pas de coût récurrent d'exploitation (l'extraction des données se fait en une fois).
• Une fois les données converties, leur traitement peut se faire plus tard, sans avoir besoin de conserver une infrastructure Domino active.
• Le choix d'un format de fichier ouvert permet de déléguer le traitement des données à n'importe quel acteur du marché.

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• Pour chaque document Notes, un fichier XML est créé. Il contient l'ensemble des données structurées du document (champs Text, Number, Date, Mots clés, Identités...) ainsi que les propriétés du document (ID, création/modification, heure/date, taille...). La couche de sécurité des documents (champs Auteurs, Lecteurs, Rôles de la LCA) est intégrée dans une section dédiée dans le fichier XML.
• Les données non structurées (Rich Text, Mime Part) sont converties en HTML, ce qui permet de préserver les informations (styles, tableau, couleurs, polices de caractères, images, liens ...).
• S'il y a des fichiers attachés (ou des Objets OLE) dans le document, le programme va récupérer les fichiers et les détacher sur disque. Les fichiers attachés sont extraits et sont conservés dans leur format d'origine.
• Toutes les images sont converties en fichiers JPEG, GIF ou PNG. Pour économiser de l'espace sur le disque, NotesExtractor factorise (storage d'instance unique) les images.
• Les masques sont convertis en fichier XSL.
• Les vues sont créées afin d'afficher tous les types de documents de la base. Les index des vues sont stockés sous forme de fichiers XML ou HTML.
• Si le format des fichiers doit être l'EML (conversion d'une base Mail), une passe supplémentaire est effectuée pour convertir les fichiers XML / HTML en EML.

• L'export des données peut se faire depuis un client Notes (v.8.x v.11.x) ou directement depuis un serveur Domino (v.8.x v.11.x), 32 ou 64 bits.
• Le système d'exploitation supporté côté client et serveur est Windows (32 ou 64 bits).
• L'ID Notes utilisé pour l'extraction des données doit avoir des droits suffisants afin de garantir une bonne extraction des données (présence dans la LCA de la base, accès aux documents protégés par des champs Lecteurs, clés de déchiffrement des documents cryptés ...).