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Présentation
Même si les modes de communication évoluent et se "socialisent", le Mail reste l'outil principal d'échange d'information dans le contexte professionnel entre les personnes, ce qui génère une augmentation régulière du volume des données stockées sur les serveurs de Messagerie. La solution Archive Mail propose une approche efficace pour organiser l'archivage des données de messagerie et des bases fonctionnelles des utilisateurs en prenant en compte les contraintes des différents acteurs (utilisateurs, administrateurs, support) :
- Les bases archives sont généralement créées sur un serveur Domino dédié à l'archivage, une base par utilisateur et par an.
- L'archivage est automatique, les messages (ou les documents Notes pour les bases fonctionnelles) les plus anciens sont archivés en premier, laissant dans la base Mail les X mois de Messages les plus récents.
- Le quota de la base Mail peut être enlevé, l'utilisateur ne reçoit plus de pop-up bloquant l'envoi des messages.
- Les bases Archives peuvent être automatiquement répliquées sur les postes des utilisateurs.
- L'accès aux bases archives se fait soit en local (pour ses propres bases), soit sur le serveur pour les autres bases archives (bases en délégation, bases partagées ...). Les bases archives sont consultables depuis le client Notes, iNotes, Verse ou via un navigateur web (HTTP).
- Un module de recherche permet à l'utilisateur de rechercher des messages (ou document Notes) dans toutes les bases d'archives à travers une interface claire (plusieurs critères de recherche rendent la recherche de documents très simple et rapide).
- Les administrateurs décident du volume de bases archives hébergées sur les serveurs. Ils peuvent à tout moment supprimer les bases archives (après sauvegarde sur bande). L'utilisateur continue d'accéder à ses mails archivés via ses répliques locales (sans limite de volume ou de durée).
- La cellule Helpdesk a un accès aux bases archives des utilisateurs et peut intervenir dessus.
- Le service IT dispose de tous les indicateurs relatifs à la messagerie au travers du module statistiques : taille des bases, volumes archivés par années, nombre de bases archives, évolution des volumétries ...
- Décongestion et optimisation des performances des serveurs de messagerie : Installation du produit dans un environnement Domino sans Archivage préalable. Définition de la durée de conservation des messages dans la base Mail (habituellement 12 mois) et création automatique des bases Archives sur un serveur dédié. Le volume des données hébergées par le serveur de Mail diminue immédiatement.
- Archivage des bases fonctionnelles des serveurs applicatif : Installation du produit dans un environnement Domino sans Archivage préalable. Définition de la durée de conservation des documents Notes dans les bases fonctionnelles avec un besoin de créer automatiquement plusieurs archives par année sur un serveur Domino dédié. Le client est très satisfait de la solution Archive Mail.
- Suppression des quotas pour l'utilisateur : Installation du produit chez un client disposant déjà d'un archivage Natif Domino sur le serveur (1 base Archive par utilisateur). Les bases Mails et les bases Archives existantes sont traitées par Archive Mail pour générer en final 1 base d'Archive par utilisateur et par an. Les anciennes bases archives sont ensuite supprimées (une fois vidées). Tous les anciens messages traînant encore dans les bases Mails sont archivés. Il ne reste plus alors dans les bases Mails que X mois de messages. Le quota est ensuite supprimé des bases Mails (plus de popup bloquant les utilisateurs).
- Récupération d'anciennes archives sous ArchiveMail : Installation du produit chez un client utilisant un archivage serveur natif Notes, de type 1 base par utilisateur et par an (archivage manuel, création de la base annuelle via un bouton envoyé en début d'année dans un mail). Rattachement des bases archives existantes comme étant des bases archives sous contrôle d'Archive Mail. Le produit archive les messages de la base Mail dans les bases archives disponibles et crée les nouvelles bases archives en début d'année.
- Centralisation et sécurisation des archives : Installation du produit dans un environnement où l'archivage des mails se faisait en local sur les postes. La gestion du/des bases Archives locales était sous la responsabilité de l'utilisateur. Après installation du produit sur le serveur, les bases archives locales sont répliquées automatiquement sur un serveur d'archivage et l'outil les vide dans des bases archives annuelles (1 base par an et par utilisateur) qu'il crée et administre. Les bases archives hébergées sur le serveur sont ensuite automatiquement répliquées en local sur les postes des utilisateurs.
- Archivage avec l'accord de l'utilisateur : Installation du produit chez un client Allemand où l'autorisation préalable de l'utilisateur est requise avant toute intégration du produit dans la base mail. Utilisation du module de communication intégré à l'outil afin d'envoyer un mail à l'utilisateur final et de recueillir son autorisation pour l'archivage de sa boite aux lettres (processus entièrement automatique).
- Migration d'une autre solution d'archivage SQL vers ArchiveMail : Installation du produit chez un client utilisant un outil d'archivage des messages Notes dans une base SQL Server (avec des problèmes récurrents de lenteur liés à la volumétrie de la base). Prestation de service pour la récupération de l'existant et la conversion des messages en documents Notes, dans des bases Archives (une par utilisateur et par an). Le moteur Archive Mail a ensuite pu remplacer l'ancien archivage SQL.
Solution Native Notes Domino :
Afin d'endiguer les volumes de messages présents sur les serveurs de messagerie, la solution proposée nativement par HCL consiste à imposer un quota à la base Mail, obligeant les utilisateurs à transférer régulièrement les documents de leur base mail vers des bases archives créées localement sur leur machine.
Cette manière de faire présente un certain nombre de risques et d'inconvénients :
- la non sécurisation des données (les archives peuvent être perdues en cas de défaillance de la machine et leur transfert compliqué en cas de changement de poste de travail).
- le non partage des données (il n'est pas possible d'accéder aux données archivées depuis une autre machine que celle hébergeant la donnée ou depuis un client léger de type navigateur Web / Smart Phone, il n'est pas possible d'accéder aux bases archives des personnes pour lesquelles on dispose d'une délégation sur la base Mail).
- les contraintes subies par l'utilisateur (affichage de fenêtres empêchant l'envoi de Mails en cas de dépassement de quota).
- le report sur l'utilisateur d'actions d'administration (archivage des messages, gestion des bases ...).
- le manque de contrôle centralisé des paramètres d'archivage (disséminés dans les bases mails des utilisateurs).
- le manque d'information sur les bases Archives présentes sur les postes des utilisateurs (localisation, nombre, volume ...).
- comme les utilisateurs veulent redescendre rapidement en dessous du quota appliqué à la base Mail afin de pouvoir à nouveau envoyer des messages, ils ont tendance à archiver en priorité les gros messages, plutôt que les plus anciens. Il reste donc dans la base Mail un certain nombre de petits documents très anciens, donc rarement consultés.
La solution Archive Mail de Cooperteam vous permet :
- La création d'une base d'Archive par an et par utilisateur, sur un serveur Domino dédié, sécurisé et sauvegardé (serveur d'archivage).
- L'archivage des bases Mails utilisateurs ainsi que des Bases Mails génériques (Mail-in databases, bases Mails fonctionnelles ...).
- L'archivage automatique des messages selon une ancienneté (conservation de X mois glissants de messages dans la base Mail) ou un volume (quota de la base Mail fixé X MB).
- La gestion personnalisée des volumes des messages conservés dans la base Mail en fonction des profils des utilisateurs et de leurs besoins spécifiques.
- La possibilité pour l'utilisateur de déclencher un Archivage manuel.
- Un accès aux bases archives depuis le client Notes, Verse ou le client léger iNotes, directement depuis la base Mail.
- La création automatique des répliques des bases Archives sur les postes des utilisateurs (client Notes requis).
- L'accès à un moteur de recherche Multi-bases (base Mail et base Archives). La recherche est accessible en mode déconnecté (client Windows ou Macintosh).
- La récupération des bases Archives existantes (qu'elles soient sur un serveur ou en local sur le poste de l'utilisateur).
- L'archivage par année Calendaire (Janvier-Décembre) ou Scolaire (par ex : Septembre-Août).
- La conservation d'un lien dans la base d'origine pour tous les documents archivés (documents pointeurs).
- Des statistiques liées aux volumes de données archivées et à l'activité de l'utilisateur (archivage manuel, recherche ...).
- L'audit de la configuration des bases Sources et Archives présentes sur les clients Notes et administration de celles-ci (création, réplication, indexation, gestion des droits ...).
- Un module de communication avec les utilisateurs (envoi de Mail d'information, récupération des réponses ...)
- Un module d'administration des bases Archives (rollback, suppression, déplacement entre les serveurs ...)
Pour l'utilisateur :
- L'archivage est automatique, aucune action utilisateur n'est requise pour archiver des messages ou des documents Notes dans des bases fonctionnelles.
- La base courrier (ou fonctionnelle) reste toujours sous son quota autorisé, il n'y a plus de popup bloquant l'envoi des messages.
- Il est possible de définir les Documents Notes qui ne doivent pas être archivés (documents privés, projets en cours ...).
- L'utilisateur peut archiver immédiatement les messages/documents qu'il souhaite en les sélectionnant dans la base principale (y compris en mode déconnecté).
- Découpage logique du classement des messages et documents archivés par Année Calendaire (1 année = 1 base archive).
- Les bases archives sont stockées sur un serveur, en cas de problème avec l'ordinateur de l'utilisateur, les bases restent accessibles.
- Des répliques des bases archives sont automatiquement créées en local sur le poste de l'utilisateur, autorisant un accès permanent (mode déconnecté).
- Recherche rapide dans toutes les bases archives (en plus de la base Mail), avec des critères multiples (par date, par dossier, par type ...)
- Accès aux mails et documents archivés depuis plusieurs interfaces (client Notes, Verse, iNotes, Traveler ...)
- Accès aux bases archives des collaborateurs (si on dispose à l'origine d'une délégation sur leur base Mail)
- Accès aux bases archives des bases Mails génériques et bases fonctionnelles (Mail-In database, boîtes Mails fonctionnelles).
Pour le Service IT :
- Limitation et contrôle constant des volumes de données hébergées sur les serveurs Domino.
- Les messages étant archivés sur un serveur Domino, les données sont conservées de manière sécurisée (pas de risque de perte de données suite à la défaillance ou le vol d'un PC utilisateur).
- Déplacement des volumes de Messagerie (ou document Notes) vers des serveurs d'archivage (Domino) dont le coût en fonctionnement est plus faible qu'un serveur classique (pas de cluster, les disques de stockage sont moins chers, les volumes à sauvegarder quotidiennement sont plus petits).
- Le découpage des documents archivés sous forme de bases annuelles facilite la gestion du stockage dans le temps des données. On peut héberger 3 ans de bases archives sur un serveur en ligne puis conserver sur bandes toutes les bases plus anciennes (avec possibilité de les restaurer si besoin). L'utilisateur conserve l'intégralité de ses archives sur son disque local (répliques locales).
- L'archivage des mails et documents sous format natif Notes dans des bases hébergées sur un serveur Domino permet de bénéficier de la factorisation des fichiers rattachés (DOAS) afin de limiter l'espace de stockage nécessaire.
- L'application fournit toutes les statistiques concernant les usages de la messagerie et documents (volumes hébergées, volumes archivés, tendanciel ...)
- La conservation dans le temps des données archivées est assurée par le module complémentaire Notes Extractor qui permet l'extraction des données des bases Notes dans des formats de fichiers ouverts (XML / HTML).
Pour l'Administrateur Domino :
- Interface centralisée pour l'administration et le suivi des processus d'archivage (une seule base de paramétrage).
- Les options d'archivage sont regroupées sous la forme de document de Profile, facilement attribuables aux utilisateurs en fonction de leurs besoins.
- Tout le processus d'archivage se fait automatiquement, y compris la création en local des répliques des bases Archives et le déploiement / mise à jour des composants présents en local sur le poste de l'utilisateur. Le temps nécessaire à la gestion quotidienne de l'archivage est très faible (une fois le système configuré).
- Récupération des bases d'Archives existantes (stockées sur un serveur ou en local sur les postes des utilisateurs) afin d'intégrer leur contenu dans le processus d'archivage.
- La console d'administration permet de gérer en masse les changements liés aux bases d'archives (suppression des bases, déplacement vers un autre serveur, changement de l'emplacement des bases sur un même serveur, rattachement des bases archives existantes ...).
- Fonctionne quelque soit la version du Serveur Domino, du Client Notes ou du Template de Messagerie (aucun pré-requis).
- Aucune modification du Template de messagerie n'est demandée. La mise à jour des Templates de messagerie lors des upgrades de serveur ne perturbe pas l'application.
Pour le Support :
- Réduction des appels à la cellule support (archivage automatique, suppression des pop-ups liées au quota, récupération rapide des archives en cas de défaillance de l'ordinateur de l'utilisateur).
- Supervision centralisée, pour chaque utilisateur, des Archives présentes sur les serveurs et des Archives présentes en local sur leur poste de travail.
- Les bases Archives étant hébergées sur des serveurs, la cellule support peut y accéder directement. Plus besoin de prendre rendez-vous avec l'utilisateur afin de prendre le contrôle de son poste.
- Réduction significative du volume des données hébergées sur le serveur de Messagerie (ou Applicatif) qui entraîne la réduction du coût des serveurs Domino.
- Hébergement des bases archives sur des serveurs dont le coût d'exploitation revient moins cher que les serveurs de Messagerie (ou Applicatif).
- Conservation en ligne des bases Archives des X dernières années et transfert des bases plus anciennes sur bande.
- Réduction du nombre d'appels au support relatifs aux incidents liés à l'archivage (gestion du quota, base bloquée, archive perdue ...).
NOUVEAU avec la Version 3.2 !
Cette release mineure apporte une expérience de recherche sous iNotes grandement améliorée. Elle est aussi l'occasion de fournir un correctif sur l'ensemble des bugs apparus au cours des 6 derniers mois.
Prise en charge de Verse
Lors de la connexion au client Verse, les utilisateurs dont les bases Mail sont archivées disposeront d'un nouveau menu déroulant Archives (entre Courrier et Agenda) qui leur permettra d'accéder directement à leurs bases Archives.
De nombreuses nouvelles options
- Prise en charge de l'archivage de plusieurs bases de données par an (Choix possible entre 1, 2, 3, 4, 6 ou 12 bases de données).
- Prise en charge de l'archivage des bases de données de la bibliothèque de documents.
- Support de 16 nouvelles langues (tchèque, danois, néerlandais, finlandais, allemand, hongrois, italien, norvégien, polonais, portugais, roumain, russe, slovaque, espagnol, suédois, turc).
- De nombreuses nouvelles fonctionnalités dans le document Profile permettant de personnaliser les options d’archivage.
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