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Sans outil permettant l'automatisation de l'importation de documents Lotus Notes, chaque document aurait été copié manuellement dans MOSS 2007. Même pour une
petite volumétrie, ce travail aurait été fastidieux, très long et sans garantie d'intégrité des données. De plus les éléments dynamiques, comme les sections, n'auraient pu être récupérés facilement.
Avec la solution Notes Extractor, la totalité des documents de nos applications Lotus Notes a été intégrée rapidement, sans perte d'information et avec un minimum de reprise pour les mettre en forme.
La rapidité et la facilité d'importation permettent d'effectuer plusieurs itérations si nécessaire afin de faire des corrections sur les documents Notes et ainsi d'optimiser le résultat dans MOSS.
Fabrice Poiraud-Lambert, Directeur de Projet, Vedior France
Contexte du projet
En fin d’année 2006, le Groupe Vedior France entame son projet de migration d’applications Lotus Notes vers la nouvelle infrastructure applicative basée sur la technologie Microsoft SharePoint Portal
2007 (MOSS 2007). A ce titre, il souhaite trouver sur le marché une solution logicielle permettant d’automatiser le transfert des documents contenus dans les applications Lotus Notes vers MOSS, en
ayant le moins de perte possible.
La solution choisie doit prendre en compte uniquement les documents, aucun élément fonctionnel n’étant repris (boutons d'action, agents, etc.). Il est prévu que toutes les applications à traiter héritent
d'un même modèle.
La structure des documents à migrer est composée d'un ensemble de champs caractérisant le document, et d'un champ de type texte riche contenant l'information principale. L'arborescence de destination
dans SPS doit être dynamique en fonction des données des documents traités.
L'enjeu du projet
Automatisation du transfert des documents contenus dans les applications Lotus Notes vers la nouvelle infrastructure applicative basée sur la technologie Microsoft SharePoint
Portal 2007.
La solution
COOPERTEAM a proposé au Groupe Vedior France une solution logicielle permettant, d'une part d'exporter les documents d'une base Notes sous forme HTML,
et d'autre part, d'importer les documents HTML dans l'outil MOSS 2007 spécifique au Groupe Vedior France.
Les deux modules de l'outil logiciel fonctionnent d'une manière asynchrone, base par base, avec la possibilité de séquencer les actions. Un masque d'export est utilisé pour intégrer, ou supprimer, certaines
parties fonctionnelles du masque d'origine. Les avantages sont les suivants :
RAPIDE : l‘exécution du processus de migration étant rapide, il est possible de faire des tests de rendu avant validation
définitive du transfert. En revenant à la source et en modifiant le contenu Notes, il est très facile de modifier le rendu visuel sous MOSS (autant d’aller-retours que nécessaire).
CONFIGURABLE : l'outil d'export HTML Notes Extractor bénéficie d’une console de paramétrage, qui permet à la fois une sélection
des documents à traiter et de limiter les informations visuelles à exporter via le masque d'export.
SANS PERTE D’INFORMATIONS : seules quelques dégradations du rendu visuel existent, mais celle-ci restent identifiées (dégradés
de fonds de tableau, ombrages d'images, etc.).
INTEGRITE DES DONNEES : certains éléments dynamiques de Notes sont correctement migrés, comme les sections et les tableaux
à onglets (en fonction de l'éditeur HTML utilisé, un module complémentaire de gestion d'onglet dans MOSS pourra être ajouté).
FLEXIBLE : l’outil Notes Extractor est suffisamment paramétrable pour effectuer la migration des bases Notes par départements
fonctionnels (propriétaires d’applications).
REDUCTION ET CONTRÔLE DES COÛTS :
- Comparativement à une migration manuelle (2 à 4 documents migrés / heure) la solution proposée par COOPERTEAM (400 documents / heure) est particulièrement avantageuse financièrement pour un projet de migration supérieur à 500 documents.
- La quantité de documents à migrer est préalablement identifiée par l’outil d’audit Info NSF, permettant de contrôler la durée et les coûts du projet ; notamment le tarif de la solution logicielle de migration proposée par Cooperteam, qui est basé sur le nombre de documents à migrer.
Le résultat
Avec une capacité technique de traitement d’une moyenne de 400 documents par heure (export html et import dans MOSS 2007) la solution fournie par COOPERTEAM a permis la
migration complète des 2 000 documents contenus dans une vingtaine de bases en 2 mois, incluant toutes les validations fonctionnelles
et les actions correctives nécessaires proposées par les responsables applicatifs.
Les points forts du projet
Converti depuis : Notes Domino
Extrait vers : Microsoft SharePoint Portal
Durée du projet : Nov.-Déc. 2006
Environnement technique : infrastructure Notes Domino.
Profil client
Le groupe Vedior est un acteur majeur dans le secteur des Ressources Humaines offrant une gamme complète de services liés à l’emploi.
Le groupe Vedior est un acteur majeur dans le secteur des Ressources Humaines offrant une gamme complète de services liés à l’emploi.
Situation de l'entreprise
Automatisation du transfert des documents contenus dans les applications Lotus Notes vers la nouvelle infrastructure applicative basée sur la technologie Microsoft SharePoint Portal 2007.
Automatisation du transfert des documents contenus dans les applications Lotus Notes vers la nouvelle infrastructure applicative basée sur la technologie Microsoft SharePoint Portal 2007.
Solution utilisée
Bénéfices
- Rapidité.
- Adaptabilité.
- Flexibilité.
- Réduction et contrôle des coûts
