Français
Anglais
L’exigence de traçabilité, qu’elle découle de la loi ou simplement du bon sens, correspond au besoin plus global de la préconstitution de la preuve. COOPERTEAM
nous accompagne dans la gestion de cette preuve, et nous permet de garantir à la fois son intégrité et sa légalité ; le choix de cette solution s’imposait donc de lui-même.
Sylvain Le Barbier, Chargé de Mission à la DSI, AG2R
Contexte du projet
Le sens de l’Histoire numérique est celui d’une responsabilisation croissante des personnes morales et de leurs représentants, impliquant un besoin de traçabilité sans cesse renforcé. Les lois impactant
cette responsabilité (Perben 2, LCEN…) combinées à la jurisprudence récente ont ainsi dû être rapidement prises en compte par AG2R.
De nouveaux risques ont en effet émergé de ce cadre légal, obligeant notamment tout organisme à conserver les traces générées par les services de communication en ligne dont il est considéré comme prestataire.
Dans ce contexte, AG2R a souhaité s’appuyer sur une solution de collecte des traces de tous les messages électroniques reçus et envoyés par le biais du système de messagerie IBM Lotus Notes Domino,
cette opération devant permettre de conserver les informations exigées par loi tout en garantissant le caractère incontestable de leur légalité. Cette démarche ne pouvait par ailleurs être envisagée
qu’à la condition expresse qu’elle ne soit pas susceptible de porter atteinte aux droits des utilisateurs, et que seules soient traitées les informations strictement nécessaires à l’application de
la loi.
Mise en oeuvre du projet
Après avoir reconnu la nécessité de mettre en oeuvre une solution pérenne de traçabilité des échanges électroniques, AG2R a cherché à évaluer toutes les offres techniques disponibles afin de choisir
la meilleure solution, l’objectif étant d’implémenter la solution de traçabilité la plus fiable et la plus sûre tout en garantissant un impact minimal sur ses serveurs de messagerie Domino. Pour
atteindre cet objectif AG2R a réalisé une étude technique et financière des solutions disponibles sur le marché.
L’étude reposait sur les deux scénarios suivant : la mise en place de la solution native de Notes Domino (journaling) ou l’utilisation de solutions tierces du marché. Après analyse technique, le premier scénario a été écarté, AG2R souhaitant s’appuyer sur un outil ergonomique de restitution et d’exploitation des logs, plutôt que sur les outils natifs
de Notes Domino.
L’étude a distingué la solution Compliance & Security de COOPERTEAM comme la seule solution répondant aux besoins d’AG2R garantir la traçabilité des échanges en offrant les avantages suivants :
Charge serveur très réduite et fiabilité technique de la
solution.
Sécurité accrue grâce à un stockage des informations sur un serveur hébergé à l’extérieur de la société.
Taille réduite des données stockées (3Go/an pour 50 000 mail/j).
Informations complètes, statistiques immédiates et modules de request très performant.
Le résultat
Pour répondre aux besoins des entreprises Françaises en matière de conformité légale des messageries électroniques, COOPERTEAM a développé une offre Compliance & Security représentée dans le diagramme
ci-dessous :
Solution modulable, dont l’objectif premier vise la mise en conformité du système de messagerie (courriel et/ou chat) électronique avec la loi française, spécifiquement la loi LCEN du 21 juin 2004.
L’offre complète comprend un module d’archivage du contenu des messages dans le respect des différentes normes et réglementations applicables en France et en Europe.
Le module légal propose une méthodologie de mise en conformité, élaboré en collaboration avec le cabinet d’avocats ITEANU, cabinet qui développe depuis plus de 15 ans une
activité dédiée au secteur des technologies de l'information (informatique, communications électroniques et Internet).
Comme le résultat de l'extraction est converti en un format non propriétaire, qui peut être lu à l'aide d'un navigateur web, il peut être utilisé comme un stockage à long terme, sans avoir besoin de
maintenir des clients spécifiques ou des logiciels de serveur.
Les points forts du projet
Durée du projet : Avril à Juillet 2007
Environnement technique : infrastructure Notes Domino.
Profil client
Premier assureur paritaire de personnes en France, trois métiers caractérisent AG2R : la retraite complémentaire, la protection des personnes, l'épargne-retraite/épargne salariale.
Premier assureur paritaire de personnes en France, trois métiers caractérisent AG2R : la retraite complémentaire, la protection des personnes, l'épargne-retraite/épargne salariale.
Solution utilisée
Enjeu du projet
- Conserver les traces des échanges effectués par l’intermédiaire du système de messagerie électronique Notes Domino.
- Ces traces doivent être juridiquement opposables.
Bénéfices
- Traçabilité des flux de messagerie.
- Adaptation de l'outil au type de base.
- Gestion de la non-répudiabilité.
- Impact minimal sur les serveurs de messagerie.
- Stockage sécurisé des traces de la messagerie.
