En quoi consiste Mail Auditor pour Lotus Notes Domino ?
(un produit appartenant à la Compliance & Security Suite)
Mail Auditor (anciennement Mail Compliance) pour Lotus Notes Domino est une solution de mise en CONFORMITE LEGALE ET REGLEMENTAIRE des systèmes de messagerie électronique Lotus Notes Domino, qui garantit la traçabilité de tous les échanges effectués par le biais de ce système.
L’implémentation de Mail Auditor garantit aux entreprises la mise en conformité avec la loi Française, spécifiquement l’article 6 de la loi LCEN du 21 juin 2004.
La solution permet également la pratique d’un contrôle légitime sur les flux de la messagerie tout en respectant les recommandations de la CNIL, assurant une protection contre les risques juridiques et financiers associés à l’utilisation des courriels.
A qui s’adresse Mail Auditor pour Lotus Notes Domino?
Aux personnes responsables de la Conformité des systèmes (Direction Générale, Direction de la Sécurité, Compliance Officer etc…) désirant :
Mettre en conformité le système de messagerie électronique de l’entreprise.
Avoir la capacité de produire des preuves sur les échanges effectués par le biais du système de messagerie, en cas de litige, enquête, audit, etc.. tout en respectant le droit à la vie privée des salariés.
A la Direction Générale désirant :
Se conformer à la législation française.
Exercer un contrôle légitime sur les flux de la messagerie pour se prémunir contre les risques juridiques et financiers associés à l’utilisation de celle-ci.
Aux personnes responsables des systèmes de messagerie désirant :
Garantir à leur Direction Générale la conformité légale et réglementaire du système de messagerie dont la gestion se trouve sous leur responsabilité.
Mail Auditor pour Lotus Notes Domino est une solution de collecte et stockage sécurisé des données de connexion (traces) de tous les courriels entrants, sortants et circulants au sein de l’organisation.
Ces données sont capturées avant toute possibilité de modification et stockées dans un espace sécurisé garantissant leur intégrité.
Leur accès, sécurisé par authentification, est réservé aux personnes autorisées (responsable de la conformité des systèmes d’informations, responsable de la sécurité, Compliance Officer, directeur, auditeur, etc…) qui peuvent les exploiter grâce à des fonctionnalités de recherches et d’alertes comportementales ainsi qu’en produisant des rapports.
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Comment Mail Auditor peut m’aider au quotidien ?
Mail Auditor permet de se prémunir contre des risques juridiques et financiers :
en permettant de vérifier si les normes et les règles en vigueur dans l’organisation sont respectées lors des échanges par exemple, entre votre société, vos clients et vos fournisseurs.
en traçant un fichier spécifique représentant un risque pour l'activité de l'entreprise.
en traçant la date exacte et l’heure à laquelle un fichier à l'origine d'un désaccord a été reçu ou envoyé, avec tous les destinataires (y compris les personnes en blind copy).
Fournir une preuve incontestable des échanges grâces aux traces peut éviter de nombreux litiges !
Mail Auditor permet de détecter les comportements déviants, par exemple :
les personnes faisant circuler des vidéos, des fichiers MP3 etc….
l'envoi de fichiers dont le format est d’évidence de type confidentiel (.xls, CAD et autres logiciels d’ingénierie/design) vers l’extérieur, vers des boîtes aux lettres privées ou encore des boîtes aux lettres de la concurrence.
l'envoi de messages supérieurs à une certaine taille, ou avec un nombre de pièces jointes supérieur à un chiffre définit, vers des boîtes aux lettres privées ou autre.
La messagerie étant le moyen d’acheminement de 70 à 90% des données entrants, sortants et circulants au sein des entreprises, la traçabilité est un moyen incontournable pour protéger ses actifs !
Mail Auditor permet de réagir en cas d’envoi :
de spams ou de virus,
de messages diffamatoires, contenant des propos erronés pouvant nuire à l’activité de l’entreprise ou à certaines personnes,
de vidéos dont le contenu peut heurter la sensibilité des personnes,
En traçant ces messages représentant un risque pour l’activité et les salariés, le responsable de la sécurité/conformité sait exactement quels étaient les destinataires et pourra réagir au plus vite pour éviter les dégâts !
Exemples de projets que Mail Auditor peut aider à optimiser :
Projet d’archivage de la messagerie :
Mail Auditor fournit des nombreuses informations dont l’analyse permet de définir les politiques d’archivage du système de messagerie électronique.
Pour assurer un archivage probant de la messagerie, implémentez Compliance Archiver le module - complémentaire à Mail Auditor - d’archivage probant des messages.
Mise en place d’outils/projets de sécurité pour la messagerie :
En Avant Projet : Mail Auditor fournit les données permettant d’apprécier le type d’outils nécessaires et leur application.
En Après Projet : Mail Auditor fournit les données permettant de vérifier l’efficacité des outils et des procédures implémentées.
Mise en place de procédures Business impliquant des flux de messages :
De nombreuses procédures business clé pour les entreprises impliquent des flux de messages électroniques. Mail Auditor fournit les données pour surveiller et contrôler l’efficacité de ces procédures à travers l’analyse des flux des messages.
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Fiche Technique: Mail Auditor (326kb)
Cas client AG2R
