Un aspect professionnel pour toutes vos communications électroniques !
(sous Lotus Notes Domino)

La problématique :

Votre entreprise a une image d’organisation professionnelle, et vous souhaitez que les signatures des emails de vos employés soient compatibles avec cette image.

Vous voulez vous assurer que le logo de la compagnie est employé sur tous les emails, et avoir la certitude que tous vos emails sortants sont conformes avec la législation en vigueur ?

La solution :

Crossware Mail Signature est une application serveur pour Lotus Notes Domino qui ajoute automatiquement les signatures conformes et personnalisées d'email à tous les email sortants.

Ces signatures peuvent inclure des mentions légales, des logos, des graphiques, des bannières ou annonces promotionnelles, et même de la publicité !

Imaginez la capacité de promouvoir les produits et les services de votre compagnie automatiquement sur chaque email sortant - et en même temps présenter votre compagnie d'une façon conforme et professionnelle - un vrai avantage concurrentiel.

Voici comment cela fonctionne :

Les signatures d'email contiennent des informations personnelles comme : nom, titre, division ou branche, adresse et numéros de téléphone etc.

Des données peuvent être tirées directement du carnet d'adresses Domino de votre organisation ou de n'importe quelle autre base de données Domino telle qu'une base Ressources Humaines, ou une liste de personnel basée sur l’ intranet.

Différentes signatures et textes légaux seront automatiquement apposés pour les utilisateurs ou les Groupes d'utilisateurs définis …

Le plus important est que la solution de Crossware n'exige aucun changement de conception à votre annuaire Domino, ni à vos modèles de mail Notes… et il est certifié par IBM !

Fonctionnalités et bénéfices :

Élimine le stockage local des signatures et des logos
Les signatures sont apposées lorsque que les emails sont envoyés – économie d’espace dans vos dossiers mail
Compatible avec Notes, Domino Web Access(iNotes) et aussi Blackberry
Fonctionne aussi pour les applications Domino qui envoient des messages.
Compatible avec Domino 5 et au dessus.

Contactez-nous pour télécharger la version d’évaluation gratuite ou pour toute information complémentaire ... cliquez sur le bouton de gauche "Une Question"

Crossware Mail Signature: présentation

Crossware Mail Signature: démo d'installation

Directives, Lois, Codes

Les éléments essentiels sur la mise en conformité des Signatures de mail.

La directive « commerce électronique » impose l'identification des envoyeurs de courriers électroniques de prospection commerciale. 
 
L’ article L34-5 du CPCE* § 5 déclare: "Dans tous les cas, il est interdit d'émettre, à des fins de prospection directe, des messages au moyen d'automates d'appel, télécopieurs et courriers électroniques, sans indiquer de coordonnées valables auxquelles le destinataire puisse utilement transmettre une demande tendant à obtenir que ces communications cessent sans frais autres que ceux liés à la transmission de celle-ci.

Il est également interdit de dissimuler l'identité de la personne pour le compte de laquelle la communication est émise et de mentionner un objet sans rapport avec la prestation ou le service proposé."

Si l'e-mail est fait dans le cadre du commerce électronique, la LCEN (Article 19) impose aussi des informations d'identification:

Article 19 "(...)

1° L'adresse où elle est établie, son adresse de courrier électronique, ainsi que son numéro de téléphone ;
2° Si elle est assujettie aux formalités d'inscription au registre du commerce et des sociétés ou au répertoire des métiers, le numéro de son inscription, son capital social et l'adresse de son siège social ;
3° Si elle est assujettie à la taxe sur la valeur ajoutée et identifiée par un numéro individuel en application de l'article 286 ter du code général des impôts, son numéro individuel d'identification ;
4° Si son activité est soumise à un régime d'autorisation, le nom et l'adresse de l'autorité ayant délivré celle-ci ;
5° Si elle est membre d'une profession réglementée, la référence aux règles professionnelles applicables, son titre professionnel, l'Etat membre dans lequel il a été octroyé ainsi que le nom de l'ordre ou de l'organisme professionnel auprès duquel elle est inscrite.
 

Toute personne qui exerce l'activité définie à l'article 14 de la dites loi doit, même en l'absence d'offre de contrat, dès lors qu'elle mentionne un prix, indiquer celui-ci de manière claire et non ambiguë, et notamment si les taxes et les frais de livraison sont inclus.

Le présent alinéa s'applique sans préjudice des dispositions régissant la publicité trompeuse prévues à l'article L. 121-1 du code de la consommation, ni des obligations d'information sur les prix prévues par les textes législatifs et réglementaires en vigueur. (...)"

Enfin, le Code du Commerce impose, dans toute communication d'un commerçant, l'usage des mentions légales d’identification.

La solution Crossware permet de gérer de façon centrale les signatures de vos emails évitant ainsi tout risque d’erreur et facilitant une mise en conformité de votre messagerie. 

Contactez-nous pour plus de renseignement ou pour une évaluation du produit Crossware Mail Signature.  

* CPCE - Code des postes et des communications électroniques
* LCEN - La loi pour la confiance dans l'économie numérique, n°2004-575 du 21 juin 2004, abrégée sous les sigles LCEN ou LEN, est une loi française sur le Droit de l'Internet, transposant la directive européenne 2000/31/CE.
 

Crossware Mail Signature 3.0: Nouvelles Fonctionnalités

Signatures Locales
La création et la distribution de signatures locales sur les clients Lotus Notes (v6.5 et supérieure), Client accédé par navigateurs et portables Blackberry. 
Pour les clients Lotus Notes v6.5 et plus, Mail Signature 3.0 peut inclure un fichier de Signature HTML au sein du client Notes et des signatures texte pour l’accès par navigateur.
Pour les clients Notes 8.5, Mail Signature 3.0 permet de rajouter une signature en Rich Text au profil calendrier de l’utilisateur, et des signatures HTML pour l’accès par navigateur.
Pour les utilisateurs Blackberry, Mail Signature 3.0 permet l’ajout d’une signature texte via le serveur BES (Blackberry Enterprise Server).

Délégation de la gestion des Signatures
Cette nouvelle fonction permet de déléguer un droit d’accès vers certains utilisateurs pour qu’ils puissent modifier certaines signatures.
Cela permet par exemple de déléguer la gestion de certaines signatures au département marketing par exemple.

Support de version 64-bit
La nouvelle version est disponible en 64-bit pour le système d’exploitation Windows et 64 bit Domino, ainsi que IBM z-series pour Domino 32-bit et 64-bit.

Nouveau GUI
Une nouvelle interface plus ergonomique

Lookup LDAP
Cette nouvelle fonctionnalité permet d’extraire des données d’un annuaire externe LDAP

Tableau de Bord d’utilisation de la solution
Le log serveur est devenu un dashboard coloré, fournissant un tableau de bord avec l’état de chaque serveur sur lequel est installé Crossware Mail Signature.

Gestion des Licences
La base de configuration fournit maintenant un indicateur permettant de vérifier facilement si votre utilisation est conforme au nombre de licences autorisé pour votre société.

Amélioration des performances
Afin d’améliorer les performances du produit, Mail Signature 3.0 introduit une nouvelle option cache utilisateur, permettant de sélectionner un utilisateur ou groupe configurable pour bénéficier du look-up dans le cache.