Archive Mail : solution centralisée d’archivage automatique
Archive Mail est une solution d'archivage fonctionnel et technique pour les systèmes de messagerie Lotus Notes qui présente de nombreux avantages.
Simple, rapide et peu onéreuse à mettre en oeuvre, Archive Mail assure un archivage centralisé et automatique des messages, des tâches, des contacts et
des entrées sur le calendrier des utilisateurs Lotus Notes.
Archive Mail garantit :
de meilleures performances de votre service de messagerie en déchargeant les serveurs de production des messages stockés dans les boîtes courrier actives des utilisateurs,
une réduction du TCO de la plateforme de messagerie en permettant une réduction de l'espace disque consommé et une centralisation des documents archivés sur des serveurs moins gourmands en performance,
une gestion centralisée des profils d’archivage des utilisateurs dans lesquels sont définis les critères et la fréquence du processus d’archivage, paramètres qui peuvent être modifiés de façon massive
des statistiques détaillées sur les processus d'archivage et l’évolution des volumétries,
pour les utilisateurs l’assurance de disposer d’un accès sécurisé et pérenne à leurs messages archivés ainsi qu'une option de recherche centralisée multi-critères pour effectuer des recherches sur l'ensembles des bases mail (mail et archives).
Archive Mail est un produit de l’Archiving Suite, qui inclut également le module complémentaire suivant:
Archive Mail on File : Solution de sauvegarde des archives sous forme d'une arborescence de fichiers HTML.
Diminuez fortement la volumétrie des messages hébergés par les serveurs de messagerie en implémentant Archive Mail
La mise en place de la solution d'archivage automatique Archive Mail permet de réduire significativement la volumétrie des messages hébergés par les serveurs de messagerie de l'entreprise,
pour un gain en performance et une diminution du TCO de la plateforme Lotus Notes/Domino.
Les bénéfices pour les utilisateurs
Plus jamais de mails bloqués si une politique de quota a été mise en place
Aucune action à réaliser pour lancer ou gérer l’archivage
Archivage automatique sur 3, 6, 12 mois glissants
Des documents archivés toujours visibles dans la base mail de l’utilisateur
Une option de recherche centralisée multi-critères pour effectuer des recherches sur toutes les bases mail (mail et archives)
Les bénéfices pour les administrateurs
Processus d’administration centralisé des politiques d’archivage
Paramétrage des règles d’archivage centralisé, simple et modifiable en masse à tout moment
Adéquation entre quota mails et archives par le déclenchement automatique de l’archivage en rapport avec la volumétrie autorisée par le quota
Sauvegarde des archives possible sur CD ou Bande
Possibilité de transférer avec la solution complémentaire Archive Mail on File le contenu des bases archives sous forme d'une arborescence de fichiers HTML pour consulter les messages sans client Notes.
Fonctionnalités de Gestion de la volumétrie des messages dans le temps
Archive Mail permet de transférer automatiquement les messages les plus anciens de la boîte aux lettres de l'utilisateur vers des bases archives qui sont placées sur un serveur d'archivage Domino.
Un découpage par année des archives permet à la fois d'offrir un premier niveau de classement des données, ainsi que de diviser le volume global de la messagerie initialement contenu dans un fichier (la base mail) en plusieurs sous-volumes (les bases archives).
Ce découpage permet de s'affranchir des limites de volumétrie imposées par les fichiers .nsf mais il offre également le moyen de gérer les données en fonction de leur importance, l'obsolescence des messages étant liée à leur age, on peut donc imaginer héberger sur un serveur du site les bases archives des deux années précédentes et sur un serveur externe les archives encore plus anciennes.
Fonctionnalités de Gestion Centralisée des Archives
Archive Mail à une interface de gestion des archives pour la définition des paramètres, fournissant des statistiques et des informations détaillées sur le processus d'archivage
Les profils d'archivage permettent de gérer de manière centralisée tous les paramètres d'archivage en associant à chaque groupe de boîtes mail aux quelles s'appliquent des règles d'archivage identiques un profil d'archivage unique
Pour chaque Profil d'archivage l'administrateur choisit le type de document à archiver, la durée de retention des archives, les critères d'archivage, les documents à inclure ou à exclure du processus, le serveur sur lequel est stoké la base etc...
Archive Mail intègre un moteur de requêtes d'administration permettant de gérer le retrait, le déplacement et la purge des bases d'archives.
Archive Mail est une solution multi-source qui permet de centraliser les archives récentes ainsi que d'autres bases mail historiques
Statistiques fournies par Archive Mail
Archive Mail fournit aux administrateurs toutes les statistiques pertinentes pour la gestion des archives :
Nombre de documents archivés
Vomulétrie en Mb des documents archivés
Durée du processus d’archivage et taux de transfert.
Ces statistiques sont fournies pour l’ensemble des documents archivés ainsi que pour les archives les plus récentes.
Historique et informations détaillées sur les archives
Pour toutes les bases archives créées, les informations suivantes sont fournies :
Chemin et ReplicaID de la base archive
Nom du serveur hébergeant la base archive
Nombre de documents et Taille de la base
Version ODS de la base
Préparation pour stockage sur CD-Rom
Date de création / dernière modification de la base
Historique des actions d'administration lancées
Pré-requis techniques pour installer Archive Mail
L'installation d'Archive Mail ne nécessite pas de composant spécifique.
Archive Mail s'appuie sur la technologie Domino en tant qu'addin Task server, aucune configuration spécifique du serveur Domino ou de l'OS n'est requise.
Toutefois, de par sa nature, il est important de prévoir une volumétrie en adéquation avec le volume d'archivage que va traiter l'application.
Archive Mail on DB 2.6 est supporté pour les clients suivants :
