Archive Mail : solution centralisée d’archivage automatique
Archive Mail est une solution d'archivage fonctionnel et technique pour les systèmes de messagerie Lotus Notes qui présente de nombreux avantages.
Simple, rapide et peu onéreuse à mettre en oeuvre, Archive Mail assure un archivage centralisé et automatique des messages, des tâches, des contacts et
des entrées sur le calendrier des utilisateurs Lotus Notes.
Archive Mail garantit :
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de meilleures performances de votre service de messagerie en déchargeant les serveurs de production des messages stockés dans les boîtes courrier actives des utilisateurs, |
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une réduction du TCO de la plateforme de messagerie en permettant une réduction de l'espace disque consommé et une centralisation des documents archivés sur des serveurs moins gourmands en performance, |
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une gestion centralisée des profils d'archivage des utilisateurs dans lesquels sont définis les critères et la fréquence du processus d'archivage, paramètres qui peuvent être modifiés de façon massive, |
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des statistiques détaillées sur les processus d'archivage et l'évolution des volumétries, |
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pour les utilisateurs l'assurance de disposer d'un accès sécurisé et pérenne à leurs messages archivés ainsi qu'une option de recherche centralisée multi-critères pour effectuer des recherches sur l'ensembles des bases mail (mail et archives). |
| Archive Mail est un produit de l'Archiving Suite, qui inclut également le module complémentaire suivant: |
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Notes Extractor : Solution de sauvegarde des archives sous forme d'une arborescence de fichiers XML/HTML. |
Diminuez fortement la volumétrie des messages hébergés par les serveurs de messagerie en implémentant Archive Mail
La mise en place de la solution d'archivage automatique Archive Mail permet de réduire significativement la volumétrie des messages hébergés par les serveurs de messagerie de l'entreprise,
pour un gain en performance et une diminution du TCO de la plateforme Lotus Notes/Domino.
Les bénéfices pour les utilisateurs
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Plus jamais de mails bloqués si une politique de quota a été mise en place |
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Aucune action à réaliser pour lancer ou gérer l’archivage |
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Archivage automatique sur 3, 6, 12 (etc.) mois glissants |
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Des documents archivés toujours visibles dans la base mail de l’utilisateur |
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Une option de recherche centralisée multi-critères pour effectuer des recherches sur toutes les bases mail (mail et archives) sur serveur et poste de travail |
Les bénéfices pour les administrateurs
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Processus d’administration centralisé des politiques d’archivage |
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Paramétrage des règles d’archivage centralisé, simple et modifiable en masse à tout moment |
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Adéquation entre quota mails et archives par le déclenchement automatique de l’archivage en rapport avec la volumétrie autorisée par le quota |
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Sauvegarde des archives possible sur CD/DVD ou Bande |
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Possibilité de transférer le contenu des bases d'archives avec la solution complémentaire Notes Extractor sous forme d'une arborescence de fichiers XML/HTML, pour consulter les messages archivés dans un navigateur web. |
Fonctionnalités de Gestion de la volumétrie des messages dans le temps
Archive Mail permet de transférer automatiquement les messages les plus anciens de la boîte aux lettres de l'utilisateur vers des bases archives qui sont placées sur un serveur d'archivage Domino.
Un découpage par année des archives permet à la fois d'offrir un premier niveau de classement des données, ainsi que de diviser le volume global de la messagerie initialement contenu dans un fichier (la base mail) en plusieurs sous-volumes (les bases archives).
Ce découpage permet de s'affranchir des limites de volumétrie imposées par les fichiers .nsf mais il offre également le moyen de gérer les données en fonction de leur importance, l'obsolescence des messages étant liée à leur age, on peut donc imaginer héberger sur un serveur du site les bases archives des deux années précédentes et sur un serveur externe les archives encore plus anciennes.
Fonctionnalités de Gestion Centralisée des Archives
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Archive Mail a une interface de gestion des archives pour la définition des paramètres, fournissant des statistiques et des informations détaillées sur le processus d'archivage |
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Les profils d'archivage permettent de gérer de manière centralisée tous les paramètres d'archivage en associant à chaque groupe de boîtes mail aux quelles s'appliquent des règles d'archivage identiques un profil d'archivage unique |
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Pour chaque Profil d'archivage l'administrateur choisit le type de document à archiver, la durée de retention des archives, les critères d'archivage, les documents à inclure ou à exclure du processus, le serveur sur lequel est stocké la base, etc. |
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Archive Mail intègre un moteur de requêtes d'administration permettant de gérer le retrait, le déplacement et la purge des bases d'archives |
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Archive Mail est une solution multi-source qui permet de centraliser les archives récentes ainsi que d'autres bases mail historiques |
Statistiques fournies par Archive Mail
Archive Mail fournit aux administrateurs toutes les statistiques pertinentes pour la gestion des archives :
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Nombre de documents archivés |
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Volumétrie en Mb des documents archivés |
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Durée du processus d’archivage et taux de transfert. |
Historique et informations détaillées sur les archives
Pour toutes les bases archives créées, les informations suivantes sont fournies :
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Chemin et ReplicaID de la base archive |
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Nom du serveur hébergeant la base archive |
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Nombre de documents et Taille de la base |
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Version ODS de la base |
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Préparation pour stockage sur CD-Rom/DVD... |
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Date de création / dernière modification de la base |
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Historique des actions d'administration lancées |
Pré-requis techniques pour installer Archive Mail
L'installation d'Archive Mail ne nécessite pas de composant spécifique.
Archive Mail s'appuie sur la technologie Domino en tant qu'addin Task server, aucune configuration spécifique du serveur Domino ou de l'OS n'est requise.
Toutefois, de par sa nature, il est important de prévoir une volumétrie en adéquation avec le volume d'archivage que va traiter l'application.
| OS/Domino | 6.5.x | 7.x | 8.x | 9.0 |
| Windows 32 bits | X | X | X | X |
| Windows 64 bits | X | X | X | X |
| AIX 32 bits | X | X | X | X |
| AIX 64 bits | X | X | X | X |
| Linux | X | X | X | X |
Archive Mail est supporté pour les clients suivants :
| OS/Domino | 6.5.x | 7.x | 8.x | 9.0 |
| Client Notes | X | X | X | X |
| iNotes | X | X | X | X |
Les principales améliorations d'Archive Mail 2.8
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Nouvelle version compatible avec Notes Domino 9.0 |
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Option d'archivage immédiat pour les documents sélectionnés par l'utilisateur |
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Recherches de la librairie possibles localement sur le client Notes |
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Composants iNotes déployés automaiquement sur le seveur mail |
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Options d'indexation "Full Text" définissables |
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Option "mass-change" pour l'importation de listes de bases supplémentaires utilisant un fichier .CSV |
