Archive Mail : die praktische Lösung für Lotus-E-Mail-Archivierung

Archive Mail ist eine Archivierungs-Software für Lotus Notes-E-Mails, die folgende Vorteile bietet:

keine Verwaltung von Archiven von Endanwendern erforderlich – bei einem Plus an Sicherheit, Konformität und Produktivität
zentrale Steuerung von Archivierungsregeln und Parametern möglich
wesentliche Einsparung an Server-/Speicher-Ressourcen
geringe Kosten und große Leistungsfähigkeit

Vor dem Einsatz von Archive Mail hatten unsere Kunden mit folgenden Herausforderungen zu kämpfen:

Konformität, Sicherheit und mehr Produktivität sichern, indem Endanwender nicht länger mit der Archiv-Verwaltung betraut werden
Schnell wachsende Archiv-Datenbanken auf dem Server in mehrere Datenbanken aufteilen und damit Speicherressourcen und Administrationsaufwand sparen (nach Jahren sortiert und anhand der Kriterien Anwendergruppe, Dokumententyp bzw. Dokumentenalter archiviert)
Bis dahin angesammelte Archivdaten (auch lokale Archive) automatisch in die neu und effizient strukturierte Datenbankenstruktur integrieren
Die Archivierung zentral, intelligent und automatisiert verwalten

Falls Ihnen diese Problematiken bekannt sind, testen Sie einfach Archive Mail. Lesen Sie hier mehr über die vielen Funktionen von Archive Mail, oder kontaktieren Sie uns, um eine Produkt-Präsentation zu erhalten.

Archive Mail automatisiert die Archivierung von Nachrichten, Kalendereinträgen, Aufgaben und Anwenderkontakten in einem oder mehreren Archiven – entweder auf dedizierten oder auf vorhandenen Applikations-/E-Mail-Servern. Archivierungsregeln können sich nach dem Dokumentenalter, -typ und anderen Kriterien richten.

Vorteile für Benutzer:

Gesteigerte Produktivität durch automatisierte Verwaltung ihrer Archive
Zugriff auf archivierte Dokumente sowohl von Notes als auch von iNotes sowie durch eine Verknüpfung im Text einer gerade archivierten Mail
Suche mit Mehrfachkriterien

Vorteile für Administratoren:

Optimierung der Dominoinfrastruktur
Abgleichung der Emailspeicherkosten, geschäftlicher Vorteil und Quotenregelung
Automatisierte und zentrale Verwaltung der Archivierungsregeln

Das Produkt bietet folgende Zusatzmodule:

Archive Mail on CD: Die Lösung, um Archive auf CD/DVD zu sichern.
Archive Mail on File: Die Lösung, um Archive in Form einer HTML-Datei-Hierarchie zu sichern.

Mit Archive Mail können Administratoren verschiedene Archiv-Datenbanken verwalten, ILM-Regeln (Information Lifecycle Management) einfach implementieren und die Speicherkosten der archivierten Dokumente mit ihrem Wert für das Unternehmen korrekt aufteilen.

Sobald Archive Mail implementiert ist, werden Anwenderdokumente jeweils entsprechend der Archivierungseinstellungen (Alter, User/Usergruppe, Dokumententyp) in eine Archivdatenbank übertragen.

Sollte die Archivdatenbank nicht existieren, wird sie automatisch erstellt und eine Verknüpfung im Posteingang des Anwenders angelegt, um den Zugriff zu erleichtern.

Zunächst überträgt Archive Mail die ältesten Dokumente in die Archivdatenbank auf dem Domino-Archivserver. Dank der Aufgliederung nach Jahren lassen sich die Daten einfach verwalten und durchsuchen (eine Datenbank pro Jahr). Außerdem kann die Begrenzung durch die maximale Größe der .nsf-Datei-Architektur umgangen und die Daten in Abhängigkeit ihrer Wichtigkeit verwalten werden.

Für kürzlich verschobene Dokumente verbleiben Links in der Posteingangsansicht des Notes-Clients, die auf die entsprechenden Dokumente im Archiv verweisen.

Dies hat den doppelten Vorteil, dass die Größe der Ursprungsdatenbank reduziert wird und gleichzeitig das Aussehen der unterschiedlichen Ansichten und Ordnern des Posteingangs erhalten bleibt. Administratoren können für diese Verknüpfungen Regeln zur Löschung erstellen (sowohl zeitlich als auch auf einzelne Anwender abgestimmt).

Die Anwender können Suchen mit verschiedenen Kriterien innerhalb ihrer archivierten E Mails, aber auch – bei Vorliegen der erforderlichen Berechtigung – in denen anderer Anwender durchführen. Diese Suchen können auf ein bestimmtes Jahr beschränkt werden, es können jedoch auch die gesamten Archive, einschließlich der aktuellen Mails aus der Mail-Datei, durchsucht werden.

Mit dem Zusatzmodul Archive Mail on CD kann die Archivdatenbank später auf eine CD/DVD oder ein anderes Medium übertragen und damit vom Archivserver entfernt werden. Die Archivdatenbank kann von den Anwendern dann direkt von diesem Medium aus geöffnet werden oder für eine mögliche spätere Wiederherstellung auf einem anderem Medium (Band, Festplatte usw.) gespeichert werden.

Das Archive Mail-Verfahren beinhaltet die Verwaltung von Medien durch die Vorbereitung der Datenbank auf den Schreibvorgang (Erstellung aller Ansichtenindizes) für den späteren direkten Zugriff.

Bei Einsatz des Zusatzmoduls Archive Mail On File erhalten Sie auch die Möglichkeit, den Inhalt der Archivdatenbank (.nsf-Datei für Notes) in eine hierarchische HTML-Dateistruktur umzuwandeln. Auf diese Weise ist für spätere Ansichten kein Notes-Client mehr erforderlich – die Ansicht kann einfach über einen Webbrowser erfolgen.

Die obige Abbildung zeigt die Verwaltung von Archive Mail und seiner Zusatzmodule bei den verschiedenen Methoden zur Datenspeicherung während der unterschiedlichen Phasen ihrer Existenz.

Verwaltungsanfragen

Archive Mail enthält ein Admin-Request-Modul, das drei Arten von Aktionen ausführen kann:
Entfernung von Datenbanken aus dem Archivierungsprozess
Verschieben in eine Archivdatenbank
Bereinigung einer Archivdatenbank

Der letzte Punkt ist verknüpft mit dem Rückhaltezeitraum im Archivprofil und erfordert die Zustimmung des Verwalters bevor die abschließende Löschung der betroffenen Datenbank durchgeführt werden kann.

Schnelle Einführung

Statistik

Archive Mail liefert Administratoren eine große Palette an Statistiken für Verwaltungszwecke:
Anzahl der archivierten Dokumente
Größe in MB der archivierten Dokumente
Dauer (in Sekunden) des Archivierungsprozesses
Übertragungsrate in kB pro Sekunde für den Archivierungsvorgang

Die Statistik kann für alle Dokumente sowie für die letzten Archive erstellt werden.

Historie und detaillierte Information über die Archive

Für alle erstellten Datenbanken sind folgende Informationen verfügbar:
Pfad und Replik-ID der Archivdatenbank
Name des Servers, auf dem sich die Archivdatenbank befindet
Anzahl der Dokumente und Größe der Datenbank
ODS-Version der Datenbank
Vorbereitung für die Speicherung auf CD/DVD
Erstellungsdatum / Datum der letzten Änderung der Datenbank
Verlauf der gestarteten Verwaltungsvorgänge

- Die Installation von Archive Mail benötigt keine besonderen Komponenten.
- Archive Mail, als ein AddIn-Task, benutzt die Domino Technologie.
- Es ist keine besondere Konfiguration für den Dominoserver oder das Betriebssystem erforderlich.

Trotzdem, durch die Natur der Anwendung, ist es erforderlich die entsprechenden Ressourcen bereitzustellen um das Archivvolumen aufzunehmen.

ArchiveMail on DB 2.6a unterstützt folgende Clients: