Archive Mail : die zweckmäßige Lotus Email Archivierungslösung
Archive Mail ist eine funktionelle Lösung, die den Bedürfnisse der Administratoren entgegenkommt, indem sie es ihnen erlaubt, Archivierungsregeln effizient und automatisiert zu verwalten, und dabei ihren Benutzern den Zugang zu ihren Dokumenten und angehängten Dateien gewährleisten.
Archive Mail automatisiert die Archivierung von Nachrichten, Kalendereinträge, Aufgaben und Anwenderkontakten in einem oder mehreren Archiven auf entweder dedizierten oder allgemeinen Servern. Archivierungsregeln können sich nach dem Dokumentenalter richten.
Archive Mail ermöglicht es Administratoren verschiedene Archiv-Datenbanken zu verwalten, ILM (Information Lifecycle Management) Regeln einfach zu implementieren und die Speicherkosten der archivierten Dokumente mit ihrem Wert für das Unternehmen korrekt aufzuteilen.
Sobald Archive Mail implementiert ist, werden Anwenderdokumente, die dem eingestellten Alter für Archivierung entsprechen, mit der konfigurierten Häufigkeit, in eine Archivdatenbank übertragen.
Sollte die Archivdatenbank nicht existieren, wird sie automatisch erstellt und eine Verknüpfung im Postkorb des Benutzers angelegt um den Zugriff zu erleichtern.
Für kürzlich verschobene Dokumente verbleiben Zeiger, die auf die entsprechenden Dokumente im Archiv verweisen.
Dies hat den zweifachen Vorteil der Reduzierung der Größe der Ursprungsdatenbank bei gleichzeitiger Beibehaltung der visuellen Erscheinung der unterschiedlichen Ansichten und Ordnern des Postkorbes. Diese Dokumentenzeiger können nach einer, vom Administrator vordefinierten Regel für den Anwender, voreingestellten Zeit nach und nach entfernt werden.
Die Benutzer haben die Möglichkeit eine Suche nach mehreren Kriterien auf ihre archivierten Dokumente auszuführen ebenso auf die anderer Benutzer die entsprechende Rechte vergeben haben. Diese Option erlaubt ihnen ihre Suche auf bestimmte Jahre zu beschränken.
Archive Mail : die zweckmäßige Lotus Email Archivierungslösung
Archive Mail ist eine funktionelle Lösung, die den Bedürfnisse der Administratoren entgegenkommt, indem sie es ihnen erlaubt, Archivierungsregeln effizient und automatisiert zu verwalten, und dabei ihren Benutzern den Zugang zu ihren Dokumenten und angehängten Dateien gewährleisten.
Vorteile für die Benutzer :
Gesteigerte Produktivität durch automatisierte Verwaltung ihrer Archive,
Zugriff auf archivierte Dokumente sowohl von Notes als auch von iNotes und durch eine Verknüpfung im Text einer gerade archivierten Mail,
Mehrfachkriterien-Suche
Vorteile für die Administratoren:
Optimierung der Dominoinfrastruktur,
Abgleichung der Emailspeicherkosten, geschäftlicher Vorteil und Quotenregelung,
Automatisierte und zentrale Verwaltung der Archivierungsregeln
Das Produkt enthält auch folgende ergänzende Module :
Archive Mail on CD : Die Lösung um Archive auf CD/DVD zu sichern.
Archive Mail on File : Die Lösung um Archive in der Form einer HTML Datei Hierarchy zu sichern.
Verwaltung des Nachrichtendatenvolumens im Laufe der Zeit
Zunächst überträgt Archive Mail die ältesten Dokumente in die Archivdatenbank auf dem Domino Archivserver. Die Aufgliederung nach Jahren erlaubt eine Ausgangsebene für die Speicherung der Daten (eine Datenbank pro Jahr) und damit die Aufteilung der Nachrichten von der umfassenden Menge (dem Postkorb des Benutzers) in Teilmengen (den Archiven). Diese Aufteilung ermöglicht es, die Begrenzung durch die maximale Größe der .nsf Dateiarchitektur zu umgehen und die Daten in Abhängigkeit ihrer Wichtigkeit zu verwalten.
Später, mit den ergänzenden Modulen Archive Mail on CD, kann die Archivdatenbank auf eine CD/DVD oder ein anderes Medium übertragen werden und kann somit vom Archivserver entfernt werden. Die Archivdatenbank dann direkt von dem Medium vom Benutzer geöffnet werden, oder für eine mögliche spätere Wiederherstellung auf einem anderem Medium (Band, Festplatte usw...) gespeichert werden.
Das Archive Mail Verfahren beeinhaltet die Verwaltung von dieser Art Medien durch die Vorbereitung der Datenbank beim Speichern (Erstellung aller Ansichtenindizes) für den späteren direkten Zugriff.
Eine weitere Möglichkeit besteht unter der Verwendung des anderen ergänzenden Moduls Archive Mail On File in der Umwandlung des Inhaltes der Archivdatenbank (Notes .nsf Datei) in eine hierarchische HTML Dateistruktur. Mit dieser Möglichkeit ist für eine spätere Ansicht nicht mehr ein Notesclient erforderlich, sondern kann über einen Webbrowser erfolgen. Diese Dateistruktur kann auf eine CD/DVD abgelegt werden oder auf einem Dateiserver.
Die obige Abbildung zeigt die Verwaltung von Archive Mail und seiner ergänzenden Module bei den verschiedenen Methoden zur Datenspeicherung während der unterschiedlichen Phasen ihrer Existenz.
Verwaltungsanfragen
Archive Mail nthält eine Admin Request engine, die drei Arten von Aktionen ausführen kann:
Entfernung von Datenbanken aus dem Archivierungsprozeß
Verschieben in eine Archivdatenbank
Bereinigung einer Archivdatenbank
Der letzte Punkt ist verknüpft mit der Rückhaltezeitraum im Archivprofil und erfordert die Zustimmung des Verwalters bevor die abschließende Löschung der betroffenen Datenbank abgeschlossen werden kann.
Schnelle Einführung
Statistik
Archive Mail liefert Administratoren eine große Palette an Statistiken für Verwaltungszwecke:
Anzahl der archivierten Dokumente
Größe in MB der archivierten Dokumente
Dauer (in Sekunden) des Archivierungsprozesses
Übertragungsrate in Kb pro Sekunde für den ArchivierungsvorgangDiese Statistik wird für alle Dokumente geliefert wie auch für die letzten Archive.
Historie und detaillierte Information über die Archive
Für alle erstellten Datenbanken sind folgende Informationen verfügbar:
Pfad und Replik-ID der Archivdatenbank
Name des Servers, auf dem sich die Archivdatenbank sich befindet
Anzahl der Dokumente und Größe der Datenbank
ODS-Version der Datenbank
Vorbereitung für die Speicherung auf CD/DVD
Erstellungsdatum / Datum der letzte Änderung der Datenbank
History der gestarteten Verwaltungsvorgänge
- Die Installation von Archive Mail benötigt keine besonderen Komponenten.
- Archive Mail, als ein AddIn-Task, benutzt die Domino Technologie.
- Es ist keine besondere Konfiguration für den Dominoserver oder das Betriebssystem erforderlich.
Trotzdem, durch die Natur der Anwendung, ist es erforderlich die entsprechenden Ressourcen bereitzustellen um das Archivvolumen aufzunehmen.
ArchiveMail on DB 2.6a unterstützt folgende Clients:
